Leverancierscredits in onderwijs en training
Openstaande creditnota's en debetsaldi bij leveranciers betekenen geld dat bij uw crediteur blijft staan. Dit geld had allang verrekend moeten zijn in de Onderwijs- en trainingsbranche.
Ontstaan van openstaande credits
Openstaande creditnota's ontstaan wanneer leveranciers, zoals uitgevers van lesmateriaal of verhuurders van leslocaties, u een bedrag verschuldigd zijn. Dit kan bijvoorbeeld komen door retourzendingen van lesboeken, een geannuleerde levering van catering, of een te veel betaald voorschot voor locatiehuur. In de hectiek van de dagelijkse administratie wordt een creditnota vaak wel ontvangen, maar niet altijd actief verrekend met een volgende inkoopfactuur of als terugbetaling geclaimd. Hierdoor blijft het geld onnodig lang bij de leverancier staan.
De omvang van dit probleem wordt vaak onderschat. Zeker bij leveranciers waar u een frequente relatie mee heeft, kunnen kleine, onverrekende creditnota's zich opstapelen tot aanzienlijke bedragen. De financiële afdeling heeft niet altijd de middelen of de tijd om proactief alle openstaande creditnota's te monitoren en op te volgen. Dit leidt tot een sluimerend verlies aan liquiditeit, omdat geld dat van u is, niet beschikbaar is voor uw bedrijfsvoering. Het is daarom belangrijk deze posten periodiek en grondig te controleren.
Credits opsporen en verrekenen
Baevo analyseert uw crediteurenadministratie en identificeert alle openstaande creditnota's en debetsaldi bij uw leveranciers. Het systeem scant het grootboek op transacties die wijzen op een vordering op de leverancier, zonder dat daar een verrekening of terugbetaling tegenover staat. U krijgt een overzicht van de leveranciers waar u nog geld van tegoed heeft, inclusief de bedragen en de betreffende creditnota's. Dit geeft u de concrete informatie die u nodig heeft om actie te ondernemen.
Met de gedetailleerde rapportage van Baevo kunt u gericht contact opnemen met de betreffende leveranciers. U kunt de openstaande creditnota's laten verrekenen met nieuwe inkoopfacturen of een directe terugbetaling aanvragen. Het activeren van deze 'vergeten' tegoeden verbetert direct uw liquiditeit en bedrijfsresultaat. Bovendien draagt het bij aan een nauwkeurigere weergave van uw financiële positie. Dit proces is essentieel voor een gezonde financiële bedrijfsvoering, aangezien elk openstaand tegoed bij een leverancier feitelijk een lening is die u verstrekt zonder rente.
Rekenvoorbeeld
Een leverancier van lesmateriaal stuurde u een creditnota van € 500 voor geretourneerde boeken. Door een administratieve fout is deze creditnota nooit verwerkt of verrekend met een volgende factuur. Baevo signaleert dit openstaande tegoed, waardoor u de € 500 alsnog kunt laten uitbetalen of verrekenen.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Wat is een debetsaldo bij een crediteur?
- Een debetsaldo bij een crediteur betekent dat u meer geld heeft betaald aan een leverancier dan u verschuldigd bent, of dat de leverancier u geld terug moet betalen (bijvoorbeeld na een creditnota). Dit is dus een vordering die u heeft op de leverancier.
- Hoe voorkom ik openstaande creditnota's in de toekomst?
- U kunt openstaande creditnota's voorkomen door duidelijke procedures op te stellen voor de verwerking ervan. Zorg dat creditnota's direct worden gekoppeld aan de oorspronkelijke inkoopfactuur en dat er een systeem is dat monitort welke credits zijn verrekend of terugbetaald. Regelmatige controles van de crediteurenadministratie zijn eveneens belangrijk.
- Wat moet ik doen als een leverancier niet meewerkt aan terugbetaling?
- Als een leverancier niet meewerkt, is het belangrijk om schriftelijk bewijs van de creditnota en eventuele communicatie te verzamelen. U kunt de leverancier formeel in gebreke stellen en eventueel juridisch advies inwinnen. In de praktijk lossen de meeste leveranciers dit op om de relatie goed te houden.
- Zijn er fiscale gevolgen bij het verrekenen van credits?
- Wanneer u een creditnota verrekent, heeft dit geen directe fiscale gevolgen buiten de oorspronkelijke btw-correctie die al op de creditnota is vermeld. Het gaat om een correctie van een eerder geboekte inkoop en de daarop betaalde btw. Het verrekende bedrag beïnvloedt uw btw-aangifte op het moment van de creditnota.