Leverancierscredits in detailhandel
Openstaande creditnota's en debetsaldi bij leveranciers vertegenwoordigen geld dat bij uw crediteur blijft staan, omdat een credit nooit is verrekend. Dit komt in de detailhandel veelvuldig voor door retouren aan leveranciers en de hoeveelheid transacties, en kan oplopen tot aanzienlijke bedragen die u misloopt.
Het ontstaan van onverrekende credits in de detailhandel
In de detailhandel vinden regelmatig retouren plaats aan leveranciers, bijvoorbeeld vanwege beschadigde handelsgoederen, overschotten of producten die niet voldoen aan de kwaliteitseisen. Denk hierbij aan een levering verse producten die niet vers genoeg zijn, of non-food artikelen die verkeerd zijn geleverd. Voor deze retouren ontvangt u een creditnota. Deze creditnota's zouden vervolgens verrekend moeten worden met toekomstige inkoopfacturen van diezelfde leverancier. Echter, in de praktijk gebeurt dit niet altijd efficiënt.
Door de grote hoeveelheid inkoopfacturen en creditnota's, en de snelheid waarmee deze moeten worden verwerkt, kan een creditnota gemakkelijk over het hoofd worden gezien. Een handmatige administratie of onvoldoende geautomatiseerde processen dragen hieraan bij. Gevolg is dat er een openstaand bedrag aan uw tegoed bij de leverancier ontstaat, een debetsaldo, dat u feitelijk vooruit heeft betaald of dat nog verrekend moet worden. Dit zijn concrete geldbedragen die ongebruikt bij de leverancier blijven staan.
De financiële impact en het terugvinden van uw tegoeden
Onverrekende creditnota's en debetsaldi vormen een direct verlies aan liquiditeit voor uw winkel. Dit geld kan niet worden ingezet voor nieuwe investeringen, zoals de aanschaf van koelvitrines, of voor het optimaliseren van uw assortiment. Het opsporen van deze onbenutte tegoeden vereist een grondige analyse van uw crediteurenadministratie. Het gaat niet alleen om recente credits, maar ook om oudere posten die in de loop der tijd zijn vergeten.
Onze scan van uw auditfile (XAF) kan systematisch al uw crediteuren analyseren op openstaande debetsaldi en onverrekende creditnota's. Wij identificeren exact welke tegoeden u nog heeft bij welke leveranciers, zoals bijvoorbeeld uw vaste leverancier van verpakkingsmaterialen of uw groothandel voor handelsgoederen. Met dit gedetailleerde overzicht kunt u gericht contact opnemen met uw leveranciers om deze tegoeden alsnog te laten uitbetalen of te verrekenen, waardoor u uw eigen geld terugvindt.
Rekenvoorbeeld
U heeft in de afgelopen twee jaar vier creditnota's van uw groothandel voor handelsgoederen ontvangen, ter waarde van respectievelijk 250 euro, 400 euro, 150 euro en 300 euro. Deze credits zijn nooit verrekend met nieuwe inkoopfacturen. Daarnaast staat er nog een debetsaldo van 500 euro open bij uw leverancier van verpakkingsmaterialen, eveneens door een onverrekende creditnota. In totaal heeft u dan 250 + 400 + 150 + 300 + 500 euro, wat neerkomt op 1.600 euro, aan ongebruikt geld bij uw leveranciers staan. Dit bedrag is eenvoudig te claimen.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Wat zijn leverancierscredits en hoe ontstaan ze?
- Leverancierscredits zijn tegoeden die u heeft bij uw leveranciers, vaak in de vorm van creditnota's. Ze ontstaan na retouren van goederen, prijsverschillen of onjuiste facturering. Deze tegoeden moeten normaliter verrekend worden met nieuwe inkoopfacturen, maar blijven vaak ongebruikt als ze niet goed worden opgevolgd.
- Waarom is het belangrijk om leverancierscredits op te sporen?
- Het opsporen van leverancierscredits is belangrijk omdat ze een direct verlies van liquiditeit voor uw winkel vertegenwoordigen. Dit is uw eigen geld dat bij de leverancier blijft staan en niet voor bedrijfsdoeleinden kan worden ingezet. Door ze op te sporen, kunt u ze alsnog laten uitbetalen of verrekenen, wat uw kaspositie verbetert.
- Hoe vind ik openstaande credits terug in mijn administratie?
- Handmatig openstaande credits terugvinden is arbeidsintensief. Een geautomatiseerde analyse van uw auditfile (XAF) kan uw crediteurenadministratie scannen op posten met een debetsaldo, oftewel 'roodstaande' bedragen die duiden op een tegoed bij de leverancier. Dit geeft een efficiënt en compleet overzicht.
- Wat doe ik nadat ik een openstaande credit heb gevonden?
- Nadat u een openstaande credit of debetsaldo heeft gevonden, neemt u contact op met de betreffende leverancier. Presenteer de relevante creditnota's of bewijsstukken. U kunt dan afspraken maken over uitbetaling van het tegoed of verrekening met toekomstige inkoopfacturen. Dit zorgt ervoor dat u uw geld daadwerkelijk terugkrijgt.