Leverancierscredits in horeca
Openstaande creditnota's en debetsaldi bij leveranciers zijn vaak verborgen gelden. Dit betreft bedragen die bij de crediteur blijven staan, omdat een creditnota nooit is verrekend, bijvoorbeeld voor retourfust of kwaliteitsgebreken in de horeca.
Waarom credits onverrekend blijven
In de horeca werkt u vaak met statiegeld en retourfust. Denkt u aan fusten bier of kratten frisdrank die u terugstuurt naar de drankenhandel. Hiervoor ontvangt u een creditnota. Daarnaast kunnen er creditnota's ontstaan door leveringen die niet aan de verwachtingen voldoen, zoals beschadigde producten of verkeerde bestellingen. Deze credits vertegenwoordigen geld dat u nog tegoed heeft van uw leverancier en dat in mindering moet worden gebracht op toekomstige facturen.
De reden dat deze creditnota's vaak onverrekend blijven, ligt in de hoge frequentie van inkoop en de soms complexe administratieve processen. Een creditnota kan zoekraken, niet correct worden verwerkt in het boekhoudsysteem, of simpelweg over het hoofd worden gezien bij het voldoen van de volgende factuur. Hierdoor blijft een bedrag onnodig bij de leverancier staan, terwijl u dit geld direct in uw bedrijf kunt investeren. Een gedegen opvolging is hierbij cruciaal.
Credits opsporen en verrekenen
Het opsporen van onverrekende creditnota's vereist een systematische controle van uw debiteuren- en crediteurenadministratie. Dit omvat het vergelijken van alle creditnota's met de betaalde inkoopfacturen om te zien welke credits nog openstaan. Met name bij leveranciers waar u dagelijks of wekelijks mee werkt, zoals groothandels in levensmiddelen en dranken, kunnen zich snel meerdere onverrekende credits opstapelen. Ook de complexiteit van statiegeldsystemen draagt hieraan bij.
Zodra onverrekende creditnota's zijn geïdentificeerd, dient u contact op te nemen met de leverancier om deze te laten verrekenen. Dit kan gebeuren door middel van een directe uitbetaling of door het bedrag in mindering te brengen op een volgende inkoopfactuur. Een proactieve benadering hierin zorgt ervoor dat het geld dat u tegoed heeft, daadwerkelijk terugkeert naar uw bedrijf, wat uw liquiditeit direct ten goede komt en uw bedrijfsresultaat verbetert.
Rekenvoorbeeld
U heeft een creditnota van € 120 ontvangen voor retourfust bij uw drankenleverancier, maar deze is per abuis nooit verrekend. Daarnaast staat er een openstaande credit van € 75 voor een geannuleerde bestelling bij uw foodleverancier, welke eveneens onopgemerkt is gebleven. Over een periode van een jaar, met meerdere van dergelijke situaties, kan dit leiden tot een cumulatief bedrag van € 195 of meer dat bij leveranciers blijft liggen in uw horecaonderneming.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Wat is het verschil tussen een creditnota en een debetsaldo bij leveranciers?
- Een creditnota is een document dat aangeeft dat u geld tegoed heeft van een leverancier, bijvoorbeeld voor retourzendingen of kortingen. Een debetsaldo bij leveranciers betekent dat de leverancier een vordering op u heeft, of dat u een positief saldo heeft bij de leverancier, wat aangeeft dat u geld van hen tegoed heeft.
- Hoe voorkom ik in de toekomst onverrekende credits?
- Het is raadzaam om een vast proces te implementeren voor de verwerking van creditnota's. Zorg dat creditnota's direct worden gekoppeld aan de juiste leverancier en periodiek worden gecontroleerd. Automatiseer, indien mogelijk, de verrekening met openstaande inkoopfacturen om handmatige fouten te minimaliseren en het overzicht te behouden.
- Kan Baevo mij helpen met het verrekenen van credits?
- Baevo identificeert de onverrekende creditnota's en presenteert deze overzichtelijk. Wij leveren u de nodige informatie en onderbouwing om zelf de verrekening met de leveranciers op te pakken. Dit geeft u de controle en het inzicht om direct actie te ondernemen en het geld terug te halen.
- Wat als een leverancier een credit niet wil verrekenen?
- In de meeste gevallen zullen leveranciers, wanneer geconfronteerd met duidelijke bewijsstukken, overgaan tot verrekening of uitbetaling. Mocht een leverancier weigeren, dan kunt u altijd juridisch advies inwinnen. Echter, met een gedegen administratie en duidelijke communicatie is dit zelden nodig.