Leverancierscredits in bouw en aannemerij
Openstaande creditnota's en debetsaldi bij leveranciers wijzen op geld dat bij de crediteur blijft staan, omdat een creditnota nooit is verrekend of terugbetaald. In de bouw- en aannemerij, met zijn vele transacties, komt dit regelmatig voor.
Het ontstaan van ongebruikte creditnota's
In de bouwsector ontstaan creditnota's om diverse redenen. Denk aan geretourneerde bouwmaterialen die niet gebruikt konden worden, zoals een overschot aan isolatieplaten of een partij bakstenen met verkeerde specificaties. Ook bij prijsaanpassingen achteraf, kortingen die later worden toegekend, of correcties op materieelhuurfacturen kan een creditnota volgen. Het risico bestaat dat deze creditnota's wel worden ontvangen, maar niet tijdig worden verwerkt of verrekend met openstaande facturen, waardoor u een tegoed bij de leverancier opbouwt dat onbenut blijft.
Financiële impact en opsporing
Een ongebruikte creditnota betekent dat een deel van uw geld vaststaat bij een leverancier, terwijl u het had kunnen gebruiken voor andere zakelijke doeleinden. Dit heeft een directe impact op uw werkkapitaal. Het handmatig controleren van alle crediteurenstanden op debetsaldi of openstaande creditnota's is in een bedrijf met veel leveranciers en projecten zeer intensief. Een geautomatiseerde analyse van uw auditfile kan deze posten signaleren door te zoeken naar crediteuren met een positief saldo op uw balans, of onverwerkte creditfacturen. Dit biedt concrete handvatten voor actie.
Rekenvoorbeeld
Stel, u heeft € 1.200 aan brandstof geretourneerd aan uw leverancier, waarvoor u een creditnota heeft ontvangen. Deze creditnota is echter niet correct verwerkt of verrekend met een volgende inkoopfactuur. Dit tegoed van € 1.200 blijft ongebruikt bij de leverancier staan, wat een directe vermindering van uw liquiditeit betekent. Door dergelijke openstaande credits te identificeren, kunt u de leverancier verzoeken het bedrag uit te betalen of te verrekenen. Dit levert u direct een concreet financieel voordeel op.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Welke soorten leveranciers in de bouw genereren vaak creditnota's?
- Leveranciers van bouwmaterialen (zoals hout, staal, cement), materieelverhuurders en leveranciers van brandstof genereren vaak creditnota's. Dit komt door retourzendingen van overtollig of verkeerd geleverd materiaal, correcties op huurperiodes of volumevoordelen die achteraf worden toegekend. Ook bij prijsaanpassingen of kortingen die later pas worden verwerkt, ontstaan regelmatig creditnota's die aandacht vragen om te voorkomen dat ze onbenut blijven in de administratie.
- Hoe zorg ik ervoor dat creditnota's niet ongebruikt blijven?
- U zorgt ervoor dat creditnota's niet ongebruikt blijven door een gestructureerde workflow in uw administratie op te zetten. Dit omvat het direct verwerken van ontvangen creditnota's en het periodiek controleren van de saldi van uw crediteuren. Zorg voor duidelijke procedures voor het verrekenen van credits met openstaande inkoopfacturen of het aanvragen van een terugbetaling. Een controlelijst of een geautomatiseerde melding kan hierbij helpen om geen creditnota's over het hoofd te zien.
- Wat is het risico van openstaande creditnota's op mijn liquiditeit?
- Openstaande creditnota's vormen een risico voor uw liquiditeit omdat het geld dat u eigenlijk terug zou moeten krijgen, vastzit bij de leverancier. Dit vermindert uw beschikbare cashflow en kan betekenen dat u onnodig meer liquide middelen aanhoudt dan nodig, of zelfs externe financiering moet aantrekken. Het tijdig incasseren of verrekenen van deze credits is essentieel voor een optimale financiële positie en een gezonde bedrijfsvoering van uw aannemersbedrijf.
- Hoe kan ik effectief omgaan met een debetsaldo bij een crediteur?
- Bij een debetsaldo bij een crediteur heeft u feitelijk geld tegoed van de leverancier. U kunt dit saldo effectief beheren door periodiek contact op te nemen met de leverancier om afspraken te maken over uitbetaling of verrekening met toekomstige inkoopfacturen. Zorg voor een duidelijke vastlegging van deze afspraken. Een proactieve benadering voorkomt dat deze tegoeden op de lange termijn worden vergeten en alsnog verloren gaan. Dit helpt u om financiële middelen efficiënt te beheren.