Baevo bevindingenrapport
Wat er bij Van Doorn Installatietechniek B.V. is blijven liggen
Een volledige controle van uw auditfile over 1 januari 2024 t/m 31 december 2024, persoonlijk nagelopen door een accountant van De Hoornsche Rekenkamer.
- Onderneming
- Van Doorn Installatietechniek B.V.
- Boekjaar
- 2024
- Periode
- 1 januari 2024 t/m 31 december 2024
- Rapportdatum
- 7 februari 2025
Totaal terug te halen
€ 24.626
verdeeld over 7 bevindingen
Voorwoord
Ondernemen betekent duizenden kleine beslissingen per jaar. Facturen worden betaald, btw wordt afgedragen, creditnota's worden geboekt. In die stroom van boekingen glipt bijna altijd iets weg: een factuur die twee keer is voldaan, btw die te hoog is berekend, een creditnota die nooit is verrekend. Niemand maakt daar een fout van betekenis van, want het gaat om bedragen die in de massa verdwijnen. Bij elkaar opgeteld gaat het toch vaak om duizenden euro's die van u zijn.
Wij hebben uw volledige auditfile regel voor regel doorgerekend. Niet met een steekproef, maar over alle boekingen van de periode. Wat onze controles signaleerden is daarna door een accountant beoordeeld: alles wat verklaarbaar bleek, is uit dit rapport gehaald. Wat u hier leest, is dus wat overbleef na menselijke toetsing.
Dit rapport is geschreven om te gebruiken. Elke bevinding is voorzien van de onderliggende boekingsregels, zodat u of uw boekhouder direct kunt zien waar het over gaat en welke actie logisch is. Neemt u gerust contact met ons op als u wilt dat wij die actie voor u oppakken.
De Hoornsche Rekenkamer
Hoe u dit rapport leest
Bevinding
Een concreet signaal met een bedrag. Het bedrag is wat u naar verwachting kunt terughalen of corrigeren.
Controle
Elke bevinding in dit rapport is door onze accountant persoonlijk beoordeeld en akkoord bevonden voordat het rapport is vrijgegeven.
Bronregels
Onder elke bevinding staan de originele boekingsregels uit uw auditfile: datum, dagboek, grootboekrekening, factuur en btw.
De bevindingen zijn geordend per soort controle en binnen elke soort van hoog naar laag bedrag. Achterin vindt u de adviespunten: kansen die niet direct geld zijn dat is blijven liggen, maar die u fiscaal of financieel voordeel kunnen opleveren.
Inhoud
- 01Voorwoord
- 02Hoe u dit rapport leest
- 03Samenvatting
- 04Dubbele betaling
- 05Creditnota
- 06Btw
- 07Overig
- 08Adviespunten
- 09Onze werkwijze
- 10Veilig en vertrouwelijk verwerkt
Samenvatting
Over 1 januari 2024 t/m 31 december 2024 vonden wij 7 bevindingen met een gezamenlijke waarde van € 24.626. Hieronder ziet u de verdeling per soort controle.
| Soort controle | Aantal | Bedrag |
|---|---|---|
| Dubbele betaling | 2 | € 10.888 |
| Creditnota | 2 | € 5.579 |
| Btw | 2 | € 6.660 |
| Overig | 1 | € 1.500 |
| Totaal | 7 | € 24.626 |
Dubbele betaling
Boekingen die twee keer voorkomen bij dezelfde relatie, met hetzelfde bedrag en een overeenkomend factuurkenmerk. Terugkerende, identieke kosten zijn hierbij bewust uitgesloten.
Bevinding 1
Factuur Klaassen Groothandel twee keer betaald (F-2024-0418)
€ 8.743
Factuur F-2024-0418 van Klaassen Groothandel B.V. is op 14 maart en opnieuw op 3 april vanaf de bankrekening voldaan. Beide betalingen hebben hetzelfde bedrag en hetzelfde factuurkenmerk. Er is geen terugstorting teruggevonden in de periode.
Toelichting van de accountant: Vorder dit bedrag schriftelijk terug bij Klaassen Groothandel onder verwijzing naar beide betaalregels. Boek na ontvangst tegen crediteurenrekening 1600.
| Datum | Dagboek / boekstuk | Rekening | Omschrijving | Factuur / relatie | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 maart 2024 | BNK-2024-0312BANK (B) | 1600Crediteuren | Betaling factuur F-2024-0418 | F-2024-0418Klaassen Groothandel B.V. | geen btw | € -8.743credit |
| 3 april 2024 | BNK-2024-0407BANK (B) | 1600Crediteuren | Betaling factuur F-2024-0418Tweede betaling, geen terugstorting aangetroffen. | F-2024-0418Klaassen Groothandel B.V. | geen btw | € -8.743credit |
Bevinding 2
Dubbele betaling abonnement Hovenier Software (INV-88213)
€ 2.145
De jaarfactuur INV-88213 van Hovenier Software B.V. is in juni en in juli identiek betaald. Het gaat niet om een terugkerende maandtermijn: het bedrag en het factuurkenmerk zijn in beide gevallen gelijk.
Toelichting van de accountant: Meld dit bij uw accountmanager en vraag om creditering op de eerstvolgende termijn of terugbetaling.
| Datum | Dagboek / boekstuk | Rekening | Omschrijving | Factuur / relatie | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 11 juni 2024 | BNK-2024-0619BANK (B) | 1600Crediteuren | Jaarabonnement 2024/2025 | INV-88213Hovenier Software B.V. | geen btw | € -2.145credit |
| 9 juli 2024 | BNK-2024-0714BANK (B) | 1600Crediteuren | Jaarabonnement 2024/2025 | INV-88213Hovenier Software B.V. | geen btw | € -2.145credit |
Creditnota
Creditnota's die wel zijn geboekt, maar waarvan geen verrekening of terugbetaling is teruggevonden.
Bevinding 1
Creditnota Bosman Staal nooit verrekend (CN-2024-0091)
€ 4.310
Creditnota CN-2024-0091 van Bosman Staal B.V. staat sinds 22 mei open. Er is geen verrekening met een latere inkoopfactuur en geen terugbetaling op de bankrekening teruggevonden.
Toelichting van de accountant: Verzoek Bosman Staal om uitbetaling van de creditnota; verrekening met een nieuwe order kan ook, maar leg dat schriftelijk vast.
| Datum | Dagboek / boekstuk | Rekening | Omschrijving | Factuur / relatie | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 22 mei 2024 | INK-2024-0512INK (P) | 1600Crediteuren | Creditnota retour staalprofielen | CN-2024-0091Bosman Staal B.V. | € 74821% 1a | € 4.310debet |
Bevinding 2
Openstaande creditnota De Wilde Verhuur (CN-1187)
€ 1.268
Creditnota CN-1187 van De Wilde Verhuur staat sinds september onverrekend open. In de periode daarna zijn wel drie nieuwe facturen van dezelfde leverancier volledig betaald.
Toelichting van de accountant: Breng dit bedrag in mindering op de eerstvolgende betaling aan De Wilde Verhuur.
| Datum | Dagboek / boekstuk | Rekening | Omschrijving | Factuur / relatie | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 4 september 2024 | INK-2024-0918INK (P) | 1600Crediteuren | Creditnota te veel gefactureerde huurdagen | CN-1187De Wilde Verhuur V.O.F. | € 22021% 1a | € 1.268debet |
Btw
Btw die te hoog, te laag of niet is toegepast. Dit leidt tot een te hoge afdracht of tot een correctie die u alsnog kunt indienen.
Bevinding 1
21% btw toegepast op leveringen met 9%-tarief
€ 3.987
Op elf verkoopfacturen aan Kwekerij Meerzicht is 21% btw berekend, terwijl de geleverde plantgoedproducten onder het 9%-tarief vallen. Het verschil is te veel afgedragen btw over 2024.
Toelichting van de accountant: Dien een suppletie 2024 in en stuur uw klant gecorrigeerde facturen. Het verschil ontvangt u van de Belastingdienst terug.
| Datum | Dagboek / boekstuk | Rekening | Omschrijving | Factuur / relatie | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 18 april 2024 | VRK-2024-0442VRK (S) | 8000Omzet handelsgoederen | Levering plantgoed week 16Verwacht tarief 9% (verschil 771,60). | 20240442Kwekerij Meerzicht B.V. | € 1.34821% 1a | € 6.420credit |
| 27 augustus 2024 | VRK-2024-0881VRK (S) | 8000Omzet handelsgoederen | Levering plantgoed week 35Verwacht tarief 9% (verschil 622,60). | 20240881Kwekerij Meerzicht B.V. | € 1.08821% 1a | € 5.180credit |
Bevinding 2
Voorbelasting niet geclaimd op zes inkoopfacturen
€ 2.673
Zes inkoopfacturen met een geldig btw-bedrag zijn zonder btw-code geboekt. De voorbelasting is daardoor niet in de aangifte meegenomen.
Toelichting van de accountant: Corrigeer de boekingen naar btw-code 5b en neem het totaal mee in de suppletie 2024.
| Datum | Dagboek / boekstuk | Rekening | Omschrijving | Factuur / relatie | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 6 februari 2024 | INK-2024-0207INK (P) | 4300Gereedschap en materialen | Aanschaf handgereedschapBtw-bedrag aanwezig op factuur, geen btw-code geboekt. | 2024-1102Technum Gereedschappen B.V. | € 86521% | € 4.120debet |
| 19 november 2024 | INK-2024-1123INK (P) | 4400Onderhoud wagenpark | Groot onderhoud bedrijfsbus | OND-55210Garage Van Baalen B.V. | € 71221% | € 3.390debet |
Overig
Overige signalen die om aandacht van uw administratie vragen.
Bevinding 1
Betaalde borg nooit teruggevraagd bij verhuurder materieel
€ 1.500
Een in maart betaalde borgsom aan Rentmeester Materieel staat eind boekjaar nog volledig open, terwijl het gehuurde materieel in juli is geretourneerd.
Toelichting van de accountant: Vraag de borg terug onder verwijzing naar de retourbon van 12 juli.
| Datum | Dagboek / boekstuk | Rekening | Omschrijving | Factuur / relatie | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 5 maart 2024 | BNK-2024-0301BANK (B) | 1250Waarborgsommen | Borg hoogwerker | BORG-3341Rentmeester Materieel B.V. | geen btw | € -1.500credit |
Adviespunten
Kansen die wij tijdens de analyse tegenkwamen. Geen geld dat is blijven liggen, maar wel voordeel dat u kunt benutten. Per punt staat waar de regeling wordt uitgevoerd en waar u de voorwaarden zelf kunt nalezen. Let op de termijnen: veel regelingen kennen een indieningstermijn van drie maanden of moeten vooraf worden aangevraagd.
Investeringsaftrek
Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek nog niet volledig benut
Uw investeringen in bedrijfsmiddelen kwamen in 2024 uit op ongeveer EUR 78.000. Op basis daarvan bestaat recht op kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. In de administratie is geen aftrekpost teruggevonden. Voorwaarden en bedragen: https://www.belastingdienst.nl/zakelijk
Neem de investeringsaftrek mee in de aangifte over 2024. Is die al ingediend, dan kan een herziene aangifte binnen de termijn alsnog worden ingediend.
Subsidie
MIA/Vamil voor de aangeschafte elektrische bedrijfsbus
De in september aangeschafte elektrische bedrijfsbus staat op de Milieulijst. Daarmee komt de investering in aanmerking voor milieu-investeringsaftrek en willekeurige afschrijving. Aanmelding loopt via RVO: https://www.rvo.nl/subsidies-financiering
Let op de termijn: aanmelding moet binnen drie maanden na het aangaan van de investeringsverplichting plaatsvinden.
Subsidie
Loonkostenvoordeel voor twee medewerkers
In de loonjournaalposten zijn twee medewerkers zichtbaar die in 2024 zijn ingestroomd vanuit een uitkeringssituatie. Voor deze groep bestaat mogelijk recht op loonkostenvoordeel. Doelgroepverklaring aanvragen via UWV: https://www.uwv.nl/nl/werkgevers/subsidies-tegemoetkomingen
De doelgroepverklaring moet binnen drie maanden na indiensttreding zijn aangevraagd. Controleer dit direct met uw salarisadministratie.
Advies
Rekening-courant met de holding loopt op
De rekening-courantverhouding met de holding is in 2024 opgelopen tot circa EUR 63.000. Zonder schriftelijke overeenkomst en zakelijke rente kan de Belastingdienst dit als uitdeling aanmerken.
Leg de verhouding vast in een leningsovereenkomst met zakelijke rente en aflossingsschema.
Waar u deze regelingen vindt
- Subsidies en fiscale investeringsregelingen (EIA, MIA/Vamil, WBSO): Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, https://www.rvo.nl/subsidies-financiering
- Investeringsaftrek en btw-suppletie: Belastingdienst zakelijk, https://www.belastingdienst.nl/zakelijk
- Loonkostenvoordelen en doelgroepverklaringen: UWV, https://www.uwv.nl/nl/werkgevers/subsidies-tegemoetkomingen
Wilt u dat wij een van deze punten voor u uitzoeken of aanvragen? Neem dan contact op met De Hoornsche Rekenkamer; wij vertellen vooraf wat het oplevert en wat het kost.
Onze werkwijze
- 1. Volledige inlezing. Uw auditfile (XAF) is volledig ingelezen: alle dagboeken, grootboekrekeningen, boekstukken en btw-codes van de periode.
- 2. Geautomatiseerde controles. Wij controleren op onjuiste of ontbrekende btw, op afwijkingen tussen de btw op de boekingsregels en de btw-grootboekrekeningen, op dubbele betalingen met overeenkomend factuurkenmerk en op openstaande creditnota's.
- 3. Menselijke beoordeling. Een accountant beoordeelt elk signaal tegen de bronregels. Verklaarbare posten, zoals terugkerende identieke kosten of al verrekende terugstortingen, halen dit rapport niet.
- 4. Rapport en opvolging. Wat overblijft leest u hier, met bronvermelding en een concrete richting voor de actie.
Dit rapport is gebaseerd op de gegevens in de aangeleverde auditfile. De genoemde bedragen zijn een onderbouwde inschatting van wat terug te halen of te corrigeren is; de uiteindelijke uitkomst hangt af van de reactie van uw leverancier of van de Belastingdienst. Dit rapport is geen belastingaangifte en vervangt geen controle- of samenstelverklaring.
Veilig en vertrouwelijk verwerkt
Uw auditfile bevat uw volledige administratie. Wij gaan daar mee om zoals u van een accountantskantoor mag verwachten: uw bestand is versleuteld verzonden en versleuteld opgeslagen, en alleen de accountant die uw scan beoordeelt heeft er toegang toe.
Versleuteld, altijd
Transport via TLS 1.2 of hoger en opslag met AES-256-versleuteling. Uw bestand staat nooit onbeveiligd op een schijf of in een mailbox.
Afgeschermde toegang
Toegang is per gebruiker afgeschermd op databaseniveau. Andere klanten kunnen uw gegevens niet inzien; onze medewerkers alleen wanneer uw scan wordt beoordeeld.
Gecertificeerde infrastructuur
Wij draaien op infrastructuur binnen de Europese Unie die is gecertificeerd volgens SOC 2 Type II en ISO 27001, met logging van iedere toegang.
AVG en bewaartermijn
Verwerking volgens de AVG, met een verwerkersovereenkomst. U kunt uw auditfile en rapport op elk moment laten verwijderen; daarna bewaren wij niets.
Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor deze scan. Uw administratie wordt niet gedeeld met derden, niet gebruikt voor commerciele doeleinden en niet gebruikt om modellen te trainen.