Privacyverklaring

01Wie verwerkt uw gegevens

Baevo is een dienst van De Hoornsche Rekenkamer. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die u bij ons achterlaat wanneer u zelf een account aanmaakt en een auditfile uploadt. Werkt u via uw accountantskantoor, dan is dat kantoor verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker.

U bereikt ons via privacy@baevo.nl. Wij reageren binnen vijf werkdagen.

02Welke gegevens wij verwerken

• Accountgegevens: uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en optioneel uw KvK-nummer.
• Inloggegevens: een versleuteld wachtwoord, of het e-mailadres van uw Google-account als u daarmee inlogt.
• Uw auditfile (XAF): grootboek, boekingsregels, relaties en BTW-codes over het gekozen boekjaar. Hierin kunnen persoonsgegevens staan, bijvoorbeeld namen van relaties.
• Bevindingen en rapporten die uit de analyse volgen.
• Betaalgegevens: bedrag, status en referentie van uw betaling. Uw kaart- of rekeninggegevens komen nooit bij ons binnen; die verwerkt onze betaaldienstverlener.
• Technische logbestanden die nodig zijn om de dienst veilig te laten werken.

03Waarvoor en op welke grondslag

• Uitvoering van de overeenkomst: het scannen van uw auditfile, het opstellen en leveren van het rapport en het afhandelen van uw betaling.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie en het verbeteren van de controles op geaggregeerd niveau.
• Wettelijke plicht: de administratie- en bewaarplicht voor facturen.
• Toestemming: alleen wanneer u ons die apart geeft, bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief.

04Hoe lang wij bewaren

• Uw auditfile wordt verwijderd zodra de analyse is afgerond en uiterlijk zeven dagen na de upload. U kunt hem ook op elk moment zelf verwijderen.
• De bevindingen en het rapport blijven beschikbaar in uw account zolang u dat account heeft.
• Factuurgegevens bewaren wij zeven jaar, zoals de belastingwet voorschrijft.
• Verwijdert u uw account, dan verwijderen wij uw gegevens binnen dertig dagen, met uitzondering van de wettelijk verplichte factuurgegevens.

05Beveiliging

Uw bestand gaat versleuteld over de lijn met TLS 1.2 of hoger en wordt versleuteld opgeslagen met AES-256. Wij hosten op ISO 27001- en SOC 2-gecertificeerde infrastructuur binnen de Europese Unie. Toegang is per gebruiker afgeschermd op databaseniveau: alleen u en de accountant die uw scan behandelt kunnen de inhoud zien.

Voor beheerders en kantooreigenaren is tweestapsverificatie beschikbaar en verplicht. Wij houden bij wie een scan heeft ingezien en beoordeeld.

06Wie uw gegevens nog meer ziet

Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet om modellen te trainen. Wij delen gegevens met de volgende categorieën ontvangers: onze verwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren (hosting en database binnen de EU, e-maildienst voor berichten over uw scan, ondersteunende software), onze Merchant of Record Paddle.com voor de verkoop, abonnementsbeheer, betalingen, belastingafdracht en facturatie, onze professionele adviseurs zoals accountant en jurist, en autoriteiten wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Uw gegevens worden binnen de Europese Unie verwerkt. Vindt er toch doorgifte buiten de EER plaats, bijvoorbeeld door Paddle, dan gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

07Uw rechten

U oefent deze rechten uit door te mailen naar privacy@baevo.nl. Wij kunnen u vragen om uw identiteit aan te tonen voordat wij gegevens verstrekken.

• Inzage in de gegevens die wij van u hebben.
• Correctie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering van uw gegevens en van uw account.
• Beperking van of bezwaar tegen de verwerking.
• Overdracht van uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat.
• Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

08Cookies

Wij plaatsen uitsluitend functionele opslag die nodig is om u ingelogd te houden. Wij gebruiken geen advertentiecookies en geen trackers van derden. Daarvoor is geen toestemming nodig.

09Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer de dienst verandert. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u per e-mail.