BTW-correctie in onderwijs en training
Btw die verkeerd is geboekt, bijvoorbeeld 21 procent waar 9 of 0 procent hoorde, kan u veel geld kosten. Deze bedragen zijn vaak via een suppletie of de eerstvolgende aangifte terug te vragen in de Onderwijs- en trainingsbranche.
Complexe btw-regels in onderwijs
De btw-regels voor opleidingsbedrijven zijn complex vanwege de combinatie van vrijgesteld onderwijs en belaste diensten zoals advies of verkoop van materialen. Kostenposten zoals locatiehuur, inhuur van docenten, lesmateriaal en softwarelicenties kunnen verschillende btw-regimes kennen afhankelijk van hun specifieke toepassing. Het is een veelvoorkomende fout om deze kosten niet correct te splitsen of toe te passen. Hierdoor wordt te veel btw afgedragen of wordt voorbelasting niet geclaimd waar dat wel had gekund. Dit kan leiden tot aanzienlijke misgelopen btw-teruggaaf.
Een ander aspect is de verdeling van algemene kosten, zoals nutsvoorzieningen of algemene kantoorbenodigdheden, over de vrijgestelde en belaste omzet. Als deze verdeling niet proportioneel gebeurt, kan dit resulteren in een onjuiste berekening van de btw-aftrek. Opleidingsbedrijven dienen hier zeer nauwkeurig mee om te gaan, maar de dagelijkse praktijk laat zien dat dit vaak een bron van fouten is. De impact hiervan kan aanzienlijk zijn op uw financiële resultaten en liquiditeit, vooral als deze fouten over meerdere jaren plaatsvinden.
Fouten in btw-boeking identificeren
Baevo analyseert uw inkoopfacturen en bijbehorende boekingen op consistentie en correctheid van de btw-tarieven. Het systeem controleert of de toegepaste btw-tarieven overeenkomen met de aard van de kosten en de geldende btw-regels. Denk hierbij aan inkoopfacturen voor lesmateriaal waarbij ten onrechte 21 procent btw is betaald in plaats van 9 procent, of diensten die onterecht als vrijgesteld zijn geboekt. Ook signaleren we btw die helemaal niet is geclaimd, terwijl dit wel had gemoeten volgens de geldende wet- en regelgeving.
De rapportage van Baevo toont u exact welke inkoopfacturen een potentiële btw-correctie behoeven. Dit stelt u in staat om gericht actie te ondernemen. De geïdentificeerde bedragen kunt u via een suppletieaangifte of in uw eerstvolgende reguliere btw-aangifte corrigeren en terugvragen bij de Belastingdienst. Het terugvorderen van onterecht afgedragen btw of het alsnog claimen van gemiste voorbelasting is een effectieve manier om uw financiële resultaten te verbeteren en uw liquiditeit te versterken. Baevo helpt u deze complexe materie te navigeren.
Rekenvoorbeeld
U heeft in het afgelopen boekjaar voor € 10.000 aan cateringkosten gemaakt voor uw belaste cursussen. De leverancier heeft 9% btw berekend in plaats van 21%. Baevo signaleert dit verschil van € 1.200 (€ 2.100 - € 900), waardoor u via een suppletieaangifte deze extra voorbelasting kunt terugvragen bij de Belastingdienst.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Wat is een suppletieaangifte?
- Een suppletieaangifte is een correctie op een eerder ingediende btw-aangifte. U gebruikt deze om btw-bedragen te corrigeren die u eerder te veel of te weinig heeft aangegeven. Dit kan zowel voor verschuldigde btw als voor terug te vragen btw.
- Wanneer moet ik een suppletieaangifte indienen?
- U dient een suppletieaangifte in als het te corrigeren bedrag (af te dragen of terug te vragen) meer dan € 1.000 afwijkt van de oorspronkelijke aangifte over een bepaald tijdvak. Bij kleinere bedragen mag u de correctie in de eerstvolgende btw-aangifte meenemen.
- Welke termijn geldt voor btw-correcties?
- U kunt btw-correcties doorvoeren tot vijf jaar na het einde van het belastingjaar waarop de fout betrekking heeft. Het is wel aan te raden om correcties zo spoedig mogelijk door te voeren om complicaties met de Belastingdienst te voorkomen en uw liquiditeit te optimaliseren.
- Kan ik alle btw op inkoopkosten terugvragen?
- Nee, in een opleidingsbedrijf met zowel belaste als vrijgestelde prestaties kunt u de btw op inkoopkosten alleen volledig terugvragen als deze direct toerekenbaar zijn aan belaste prestaties. Voor kosten die zowel voor belaste als vrijgestelde prestaties worden gebruikt, moet de btw pro rata worden verdeeld. Kosten die uitsluitend voor vrijgestelde prestaties zijn, kunnen doorgaans niet worden teruggevraagd.