Auditfile exporteren: zo doet u het per boekhoudpakket

Wat een auditfile precies is

Een auditfile, ook wel XAF genoemd, is een XML-bestand volgens de Nederlandse standaard Auditfile Financieel. Daarin staan uw grootboekrekeningen, alle boekingsregels, de dagboeken, uw relaties en de gebruikte BTW-codes over een boekjaar.

Het bestand is bedoeld voor controle. Accountants en de Belastingdienst gebruiken het om een administratie snel en volledig te kunnen doorlopen zonder toegang tot uw pakket. Precies daarom is het ook geschikt om te scannen op geld dat is blijven liggen.

Wat er wel en niet in staat

• Wel: boekingsregels met datum, bedrag, grootboekrekening, dagboek, omschrijving en BTW-code.
• Wel: relatiegegevens van debiteuren en crediteuren.
• Niet: scans of PDF's van facturen; alleen de boekingen zelf.
• Niet: uw bankinlog of iets waarmee betalingen kunnen worden gedaan.

Exporteren per pakket

Staat uw pakket er niet bij? Zoek in de helpfunctie op auditfile of XAF; vrijwel elk pakket ondersteunt het. Lukt het niet, mail ons dan; wij kijken met u mee.

1. 01

   Exact Online

   Ga naar Financieel, kies Overzichten en daarna Auditfile. Selecteer het boekjaar en de periode 1 tot en met 12 en klik op Genereren. U krijgt een XAF- of ZIP-bestand.

2. 02

   Twinfield

   Kies in het menu voor Rapportage en daarna Auditfile XAF. Selecteer administratie en boekjaar en download het bestand.

3. 03

   SnelStart

   Open Administratie, kies Exporteren en daarna Auditfile. Geef het boekjaar op en sla het bestand op uw computer op.

4. 04

   AFAS

   Ga naar Financieel, dan Rapportage en kies Auditfile financieel. Selecteer de administratie en de periode en start de export.

5. 05

   Moneybird

   Ga naar Instellingen, kies Exporteren en daarna Auditfile (XAF). Kies het jaar en download.

6. 06

   e-Boekhouden

   Kies Beheer, dan Import en export en daarna Auditfile exporteren. Selecteer het boekjaar en download het XAF-bestand.

Welk boekjaar u het beste kiest

Neem een afgesloten boekjaar. Daarin staan alle betalingen, creditnota's en BTW-aangiften compleet, waardoor de analyse betrouwbaarder is. Wilt u meerdere jaren laten nakijken, upload ze dan als losse scans.

Let op de termijnen: BTW corrigeert u in beginsel tot vijf jaar terug, en een dubbele betaling kunt u terugvorderen zolang de vordering niet is verjaard.

Wat er met uw bestand gebeurt

Uw auditfile gaat versleuteld over de lijn en wordt versleuteld opgeslagen op gecertificeerde infrastructuur binnen de Europese Unie. Alleen u en de beoordelend accountant kunnen erbij. Zodra de analyse klaar is verwijderen wij het bestand, en u kunt dat ook zelf op elk moment doen.