Wat is een auditfile (XAF) en wat staat erin?
De auditfile is de volledige boekhouding van een jaar in één bestand. Wie weet wat erin staat, begrijpt ook wat er uit te halen valt.
Een standaard, geen export van uw pakket
De auditfile is een XML-bestand volgens een vaste Nederlandse standaard. Daardoor ziet een bestand uit Exact Online er in de kern hetzelfde uit als een bestand uit SnelStart of AFAS. Dat is precies waarom een geautomatiseerde analyse mogelijk is: de velden liggen vast.
De Belastingdienst gebruikt hetzelfde formaat bij boekenonderzoek. U levert dus niets bijzonders aan, alleen het bestand dat uw pakket standaard kan maken.
Wat er precies in staat
- Het volledige grootboekschema met rekeningnummers en omschrijvingen.
- Alle dagboeken: inkoop, verkoop, bank, kas en memoriaal.
- Iedere boekingsregel met datum, bedrag, debet of credit, tegenrekening en omschrijving.
- De btw-codes en btw-bedragen per regel.
- Relatiegegevens van debiteuren en crediteuren.
Wat er niet in staat
De auditfile bevat geen scans van facturen en geen bijlagen. Dat is voor een analyse ook niet nodig: de bedragen, tarieven en tegenrekeningen zijn genoeg om afwijkingen te vinden. Voor het daadwerkelijk terugvorderen heeft u de onderliggende factuur soms wel nodig, die staat gewoon in uw eigen administratie.
Versies 3.2 en 4.0
Er zijn twee versies in omloop. Versie 4.0 legt de periode-indeling iets anders vast dan 3.2, verder zijn ze inhoudelijk vergelijkbaar. Beide zijn bruikbaar voor een volledige analyse.
Veelgestelde vragen
- Kan ik een auditfile zelf openen?
- Technisch wel, het is een tekstbestand. In de praktijk is het onleesbaar: een gemiddelde administratie levert tienduizenden regels XML op. Daarom is een analyse zinvoller dan handmatig lezen.
- Hoe groot is zo'n bestand?
- Van enkele megabytes bij een kleine administratie tot enkele honderden megabytes bij een grote. Beide zijn geen probleem.