Dubbele betaling gevonden: zo vordert u het bedrag terug
Een dubbele betaling is onverschuldigd betaald. U heeft recht op terugbetaling, en met de juiste onderbouwing is het meestal binnen een week geregeld.
Verzamel eerst de onderbouwing
- Het factuurnummer en de factuurdatum.
- Beide betaaldata en beide bedragen, met de bankregels erbij.
- Het crediteurnummer of de relatienaam zoals uw leverancier die zelf hanteert.
Wat u de leverancier vraagt
Vraag om terugstorting of, als u nog levert en afneemt, om verrekening met de eerstvolgende factuur. Verrekening gaat sneller, terugstorting is zuiverder in uw administratie.
Houd de toon zakelijk en feitelijk. In vrijwel alle gevallen gaat het om een administratieve vergissing aan beide kanten.
Termijn
Een onverschuldigde betaling kunt u in beginsel vijf jaar terugvorderen. Praktisch geldt: hoe recenter, hoe makkelijker, omdat de tegenpartij het bedrag dan nog kan terugvinden in de eigen administratie.
Als de leverancier niet meewerkt
Stuur een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn. Is de leverancier failliet, dan meldt u de vordering bij de curator. Bij grotere bedragen kan een incassotraject lonen, maar in de praktijk is dat zelden nodig zodra u factuurnummer en beide bankregels overlegt.
Boek het correct terug
Boek de terugstorting tegen dezelfde crediteur, zodat het saldo weer klopt. Verrekent u met een nieuwe factuur, leg dan in de omschrijving de link naar de oorspronkelijke factuur, anders ontstaat er later opnieuw onduidelijkheid.
Veelgestelde vragen
- Moet ik de btw ook corrigeren?
- Bij een dubbele betaling van dezelfde factuur is de btw meestal maar één keer geclaimd, omdat de factuur één keer is geboekt. Is de factuur twee keer geboekt, dan is de voorbelasting wel dubbel geclaimd en moet dat gecorrigeerd worden.
- Wat als het geld al is teruggestort?
- Dan is er niets aan de hand. Wij controleren daarom altijd of er in het bank- of kasdagboek een terugstorting staat en melden de post dan niet als openstaand bedrag.