Dubbele betalingen opsporen in uw boekhouding

Hoe een dubbele betaling ontstaat

• Een leverancier stuurt een herinnering die als nieuwe factuur wordt geboekt en betaald.
• Dezelfde factuur komt zowel per post als per e-mail binnen en gaat twee keer de betaalronde in.
• Een handmatige spoedbetaling wordt later nog eens meegenomen in de automatische betaalbatch.
• Personeelswissel of vakantie: twee mensen pakken hetzelfde stapeltje op.
• Een creditnota wordt geboekt maar de oorspronkelijke factuur wordt alsnog voldaan.

Zelf controleren in vijf stappen

1. 01

   Exporteer uw bankboekingen

   Neem alle bankregels van een afgesloten boekjaar, met datum, bedrag, tegenrekening en omschrijving.

2. 02

   Sorteer op bedrag

   Zet de bedragen op volgorde en kijk naar identieke bedragen bij dezelfde tegenpartij. Dat is de snelste ingang.

3. 03

   Kijk naar het tijdvenster

   Betalingen binnen dertig dagen na elkaar zijn verdacht. Terugkerende maandbedragen als huur of abonnement zijn dat juist niet.

4. 04

   Vergelijk het factuurnummer

   Pas als hetzelfde factuur- of referentienummer bij beide regels staat, is het bijna zeker dubbel. Zonder dat nummer blijft het een signaal.

5. 05

   Zoek de terugstorting

   Controleer of het bedrag later is teruggekomen. Staat er een terugstorting, dan is het al opgelost en hoeft u niets te doen.

Waarom een handmatige controle vaak niets oplevert

In een MKB-administratie staan al snel tienduizenden regels. Handmatig sorteren vindt alleen de meest voor de hand liggende gevallen: identiek bedrag, kort na elkaar, zelfde naam. Betalingen in delen, een afwijkende tenaamstelling of een bedrag dat net iets anders is vallen weg.

Een geautomatiseerde vergelijking legt alle regels naast elkaar en kijkt naar bedrag, tegenpartij, tijdsverloop, omschrijving en factuurnummer tegelijk. Daarna is een menselijk oordeel nog steeds nodig om vals alarm eruit te halen.

Het geld terugvragen

• Verzamel het bewijs: beide bankregels, de factuur en het rekeningoverzicht van de leverancier.
• Vraag de leverancier om een actueel saldo-overzicht van uw rekening-courant.
• Stel voor om te verrekenen met een openstaande factuur; dat gaat meestal sneller dan terugbetaling.
• Gaat het om een groot bedrag of een oude betaling, stuur dan een schriftelijk verzoek met een termijn.

Voorkomen dat het opnieuw gebeurt

Laat uw pakket waarschuwen bij een identiek bedrag met dezelfde crediteur binnen dertig dagen, boek altijd op factuurnummer en houd een vaste betaalronde aan in plaats van losse spoedbetalingen. Een jaarlijkse scan van het afgesloten boekjaar vangt op wat er toch doorheen glipt.