Dubbele betalingen in onderwijs en training
Dezelfde inkoopfactuur die twee keer is voldaan, is een veelvoorkomend probleem. U kunt dit geld terugvorderen bij de leverancier, ook in de Onderwijs- en trainingsbranche.
Hoe dubbele betalingen ontstaan
Dubbele betalingen ontstaan vaak door handmatige verwerking van inkoopfacturen of een gebrekkige koppeling tussen inkoop en bankafschriften. Denk aan een factuur van een leverancier van lesmateriaal die per abuis twee keer wordt ingevoerd, of een betaling die handmatig wordt gedaan en vervolgens ook nog via een batch wordt verwerkt. Ook wisselingen van personeel of systemen kunnen leiden tot verwarring, waardoor een factuur onbedoeld meermaals wordt voldaan. Deze fouten zijn moeilijk op te sporen zonder een geautomatiseerde controle, omdat ze verspreid kunnen zijn over verschillende periodes.
In een opleidingsbedrijf met diverse leveranciers voor docenten, locatiehuur, en specifiek lesmateriaal, is de kans op deze administratieve fouten groter. Vooral bij leveranciers die regelmatig factureren, zoals cateringbedrijven of de verhuurder van een leslocatie, kan een dubbele betaling snel over het hoofd worden gezien. De financiële afdeling heeft niet altijd de tijd om elke factuur grondig te controleren op eerdere betalingen, zeker niet wanneer het aantal transacties hoog is. Dit resulteert in onnodige uitgaven die u kunt terughalen.
Dubbele betalingen identificeren en terughalen
Baevo scant uw auditfile op identieke of sterk vergelijkbare transacties, rekening houdend met de betaaldatum en het factuurnummer. Het systeem herkent patronen die duiden op een dubbele betaling, zelfs als er kleine verschillen zijn in de omschrijving. U krijgt een gedetailleerd overzicht van de potentieel dubbel betaalde facturen, inclusief de leverancier en het betreffende bedrag. Dit stelt u in staat om gericht contact op te nemen met de leverancier en het te veel betaalde bedrag terug te vorderen.
De terugvordering van dubbele betalingen is een relatief eenvoudige procedure, mits u de juiste documentatie heeft. De output van Baevo voorziet u van deze documentatie. Met de gegenereerde rapportage kunt u direct de dialoog aangaan met uw leverancier. Dit bespaart u tijd en moeite, en zorgt ervoor dat u snel uw geld terug heeft. Het gaat hierbij om geld dat direct ten goede komt aan uw liquiditeit en bedrijfsresultaat, zonder dat u daar extra kosten voor heeft moeten maken of diensten voor heeft hoeven verrichten.
Rekenvoorbeeld
Stel, u heeft een jaarlijkse factuur van € 1.200 voor een licentie van een digitaal leerplatform per ongeluk twee keer betaald. Baevo signaleert deze dubbele betaling, waardoor u het te veel betaalde bedrag van € 1.200 bij de softwareleverancier kunt terugvorderen.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Wat is een dubbele betaling precies?
- Een dubbele betaling is de situatie waarin dezelfde inkoopfactuur of kostenpost tweemaal aan een leverancier is voldaan. Dit kan ontstaan door administratieve fouten of onzorgvuldigheden in het betaalproces, wat leidt tot een onnodige uitgaande geldstroom.
- Hoe voorkom ik dubbele betalingen in de toekomst?
- Om dubbele betalingen te voorkomen, is het raadzaam om duidelijke procedures voor factuurverwerking en betalingen te implementeren. Het gebruik van geautomatiseerde systemen die facturen matchen met betaalde posten en signaleren bij duplicaten kan ook helpen, evenals regelmatige controles van de crediteurenadministratie.
- Hoe lang kan ik dubbele betalingen terughalen?
- In principe kunt u dubbele betalingen terughalen zolang de vordering op de leverancier niet is verjaard. Dit is meestal vijf jaar na de betaling, tenzij de leverancier uit coulance langer meewerkt. Het is aan te raden om zo snel mogelijk na ontdekking actie te ondernemen.
- Moet ik de btw corrigeren bij een dubbele betaling?
- Nee, de btw op de oorspronkelijke factuur was correct. Wanneer u een dubbele betaling terugontvangt van de leverancier, hoeft u geen btw-correctie door te voeren. Het bedrag is een terugbetaling van een onverschuldigde betaling en heeft geen directe btw-gevolgen.