Verwerkersovereenkomst

01Partijen en toepassing

Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen uw kantoor of onderneming (verwerkingsverantwoordelijke) en De Hoornsche Rekenkamer, handelend onder de naam Baevo (verwerker). Zij maakt onderdeel uit van de overeenkomst die ontstaat zodra u een account aanmaakt en gegevens van uw klanten in Baevo verwerkt.

02Onderwerp van de verwerking

• Doel: het analyseren van auditfiles op teruggevorderd geld en het opstellen van een bevindingenrapport.
• Soorten gegevens: contactgegevens van gebruikers en de inhoud van het auditfile, waaronder namen van relaties, boekingsregels en bedragen.
• Betrokkenen: medewerkers van uw kantoor, uw klanten en relaties die in de administratie voorkomen.
• Duur: zolang uw account of abonnement loopt.

03Instructies

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op uw schriftelijke instructie en voor de hierboven genoemde doelen. Wij gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden en niet om modellen te trainen. Als een wettelijke verplichting ons tot verdere verwerking dwingt, melden wij dat vooraf, tenzij die wet dat verbiedt.

04Beveiliging

• Versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS 1.2 of hoger) en in rust (AES-256).
• Toegangsbeperking per gebruiker op databaseniveau, zodat kantoren en klanten elkaars gegevens niet kunnen zien.
• Tweestapsverificatie voor beheerders en kantooreigenaren.
• Automatische verwijdering van het auditfile na afronding van de analyse en uiterlijk zeven dagen na upload.
• Logging van toegang en beoordelingsacties.

05Subverwerkers

Wij schakelen subverwerkers in voor hosting en database binnen de Europese Unie, voor het verzenden van e-mail en voor betalingsverwerking. Met elke subverwerker sluiten wij ten minste dezelfde afspraken als in deze overeenkomst. Bij een voorgenomen wijziging informeren wij u vooraf, zodat u bezwaar kunt maken.

06Doorgifte buiten de EU

Opslag en verwerking van uw auditfiles vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Is doorgifte daarbuiten onvermijdelijk bij een ondersteunende dienst, dan gebeurt dat uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

07Datalekken

Wij melden een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat wij daarvan kennis hebben genomen. Wij geven daarbij de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens, de vermoedelijke gevolgen en de genomen maatregelen. De melding bij de toezichthouder en aan betrokkenen doet u als verwerkingsverantwoordelijke; wij ondersteunen u daarbij.

08Rechten van betrokkenen

Krijgt u een verzoek om inzage, correctie, verwijdering of overdracht, dan werken wij daaraan mee binnen redelijke termijn. Komt een verzoek rechtstreeks bij ons binnen, dan sturen wij het door naar u en beantwoorden wij het niet zelf.

09Geheimhouding en personeel

Iedereen die bij ons toegang heeft tot persoonsgegevens is tot geheimhouding verplicht en heeft alleen toegang voor zover dat voor zijn werk nodig is.

10Controle

Op verzoek verstrekken wij de informatie die u nodig heeft om te beoordelen of wij deze afspraken nakomen. Eens per jaar kunt u een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige, op uw kosten en na redelijke aankondiging.

11Teruggave en verwijdering

Bij het einde van de overeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens binnen dertig dagen, of geven wij ze eerst aan u terug als u daarom vraagt. Wettelijk verplichte bewaartermijnen blijven van kracht.

12Ondertekening

Wilt u een ondertekend exemplaar op naam van uw kantoor, mail dan naar privacy@baevo.nl. Wij sturen het binnen vijf werkdagen retour.