Leverancierscredits in ict en software
Openstaande creditnota's en debetsaldi bij leveranciers zijn vaak vergeten bedragen die ongemerkt in uw boekhouding blijven staan. Deze credits voor bijvoorbeeld geretourneerde hardware of te veel betaalde licenties, kunnen via Baevo worden opgespoord en alsnog worden verrekend in de ICT-branche.
Het ontstaan van openstaande credits in de ICT-branche
In de dynamische ICT-branche, waar regelmatig hardware wordt vervangen of geüpgraded, en softwarelicenties worden gewijzigd, ontstaan vaak creditnota's. Denk aan het retourneren van defecte servers, het beëindigen van bepaalde softwareabonnementen, of het te veel betalen voor een clouddienst die u later minder heeft gebruikt. Deze credits worden door de leverancier verstrekt, maar worden niet altijd direct verrekend met nieuwe inkoopfacturen. Zeker bij grote leveranciers zoals hardwarefabrikanten of grote cloudproviders kunnen deze credits onopgemerkt blijven in een grote stroom van transacties.
Een ander scenario is een debetsaldo bij een leverancier, wat aangeeft dat u meer heeft betaald dan u verschuldigd was, of dat u een credit heeft die nog niet is verrekend. De oorzaken hiervan zijn divers, variërend van administratieve fouten tot het simpelweg niet opmerken van een creditnota die maanden geleden is verstuurd. Deze bedragen vertegenwoordigen echter wel uw geld dat bij de crediteur blijft staan, zonder dat u er direct van profiteert. Baevo helpt u deze 'vergeten' tegoeden te identificeren.
De financiële waarde van openstaande credits
Elke openstaande creditnota of debetsaldo bij een leverancier is een bedrag dat uw bedrijf toekomt, maar dat niet wordt benut. Dit beïnvloedt direct uw werkkapitaal en liquiditeit. Voor een ICT-bedrijf, waar kapitaal vaak gebonden is aan snelle ontwikkelingen en investeringen in technologie, is het cruciaal om elke euro efficiënt in te zetten. Het laten liggen van deze credits betekent dat u onnodig minder middelen beschikbaar heeft voor bijvoorbeeld het aannemen van nieuwe ontwikkelaars of het investeren in de nieuwste AI-technologieën voor uw producten.
Het proactief opsporen en verrekenen van deze credits kan direct leiden tot een verbetering van uw financiële positie. Het is geld dat, eenmaal geïdentificeerd, relatief eenvoudig terug te vorderen is of te verrekenen is met toekomstige facturen. Dit draagt bij aan een gezonde cashflow en een realistischer beeld van uw financiële verplichtingen. Baevo voorziet u van de noodzakelijke inzichten om deze financiële kansen niet langer onbenut te laten en uw vermogen te optimaliseren.
Rekenvoorbeeld
Stel dat u een server van € 3.500 heeft geretourneerd wegens een defect, en hiervoor een creditnota heeft ontvangen, maar deze is nooit verrekend met een nieuwe inkoop. Of u heeft een abonnement op ontwikkelsoftware van € 200 per maand vroegtijdig opgezegd en een creditnota van € 600 ontvangen voor de resterende maanden, die ook niet is verwerkt. Deze onopgemerkte bedragen, in dit geval € 4.100, blijven als openstaande posten bij de leverancier staan, wat een direct verlies van liquiditeit voor uw bedrijf betekent.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe ontstaan openstaande creditnota's en debetsaldi bij leveranciers in de ICT-branche?
- Openstaande credits ontstaan vaak bij het retourneren van hardware, het wijzigen of opzeggen van licenties en abonnementen, of door overbetalingen. Door de grote hoeveelheid en de dynamiek van transacties in de ICT-sector, en soms onduidelijke communicatie van leveranciers, blijven deze credits onopgemerkt of worden ze niet tijdig verwerkt in de administratie.
- Welke soorten leveranciers zijn het meest gevoelig voor openstaande credits?
- Vooral leveranciers van hardware (servers, netwerkapparatuur), grote clouddienstverleners (AWS, Azure) en aanbieders van softwarelicenties of abonnementen genereren regelmatig creditnota's. Door de omvang van hun operaties en de frequentie van transacties kunnen deze credits gemakkelijk onopgemerkt blijven in uw administratie en die van de leverancier.
- Hoe helpt Baevo bij het opsporen van deze onbenutte credits?
- Baevo analyseert uw auditfile en zoekt naar negatieve saldi op uw crediteurenrekeningen die gedurende langere tijd onveranderd zijn gebleven. Ons systeem identificeert creditnota's die niet zijn gematcht met uitgaande betalingen of niet zijn verrekend met nieuwe facturen, specifiek in de context van ICT-gerelateerde inkoop.
- Wat moet ik doen als Baevo een openstaande credit heeft geïdentificeerd?
- U ontvangt van Baevo een gedetailleerd overzicht van de geïdentificeerde credits. Hiermee kunt u direct contact opnemen met de betreffende leverancier om de creditnota alsnog te laten verrekenen met een openstaande factuur of om een terugbetaling aan te vragen. Dit verhoogt direct uw liquiditeit en optimaliseert uw werkkapitaal.