Waarom dubbele betalingen ontstaan in een MKB-administratie
Dubbele betalingen zijn zelden slordigheid. Ze ontstaan op een handvol vaste plekken in het proces.
De acht klassiekers
- Een aanmaning die als nieuwe factuur wordt geboekt en betaald.
- Een factuur die zowel per e-mail als per post binnenkomt.
- Een handmatige spoedbetaling die later ook in de betaalbatch meeloopt.
- Een incasso naast een handmatige overboeking bij dezelfde leverancier.
- Een deelfactuur en de eindfactuur die elkaar overlappen.
- Een leverancier die het factuurnummer wijzigt na een correctie.
- Een overstap naar een ander boekhoudpakket met opnieuw ingelezen openstaande posten.
- Vervanging op de administratie tijdens vakantie of ziekte.
Waarom het niet opvalt
Twee betalingen aan dezelfde leverancier zien er in het bankboek volstrekt normaal uit. Het crediteurensaldo laat een klein debetsaldo zien dat vaak wordt weggewerkt met een afboeking. En de leverancier meldt het zelden, omdat het bedrag daar ook gewoon als betaald binnenkomt.
Wat het voorkomt
- Vaste betaalmomenten in plaats van losse spoedbetalingen.
- Factuurnummer verplicht in de omschrijving van elke betaling.
- Een blokkering in het pakket op een reeds gebruikt factuurnummer bij dezelfde crediteur.
- Elk kwartaal de crediteuren met een debetsaldo nalopen.
Veelgestelde vragen
- Hoe vaak komt dit voor?
- Bij administraties met veel inkoopfacturen komt het regelmatig voor. Bij een handvol facturen per maand is de kans klein. Het aantal facturen is een betere voorspeller dan de omzet.