Leverancierscredits in vastgoed en verhuur
Soms blijven creditnota's en debetsaldi bij leveranciers openstaan. Dit is geld dat bij de crediteur blijft staan, omdat een credit nooit is verrekend in de vastgoed- en verhuursector.
Creditnota's en debetsaldi in de vastgoedadministratie
In de vastgoed- en verhuurbranche worden regelmatig creditnota's ontvangen. Denk aan een creditfactuur van een onderhoudsbedrijf voor onjuist uitgevoerde werkzaamheden, een retour van materialen aan een bouwmarkt, of een prijsreductie op een eerder gefactureerd bedrag door een energie leverancier. Deze creditnota's vertegenwoordigen geld dat u nog tegoed heeft van de leverancier.
Echter, door de grote hoeveelheid inkoopfacturen en de veelheid aan leveranciers, van loodgieters en elektriciens tot assuradeuren en makelaars, kan het gebeuren dat deze credits niet correct worden verwerkt. Ze blijven als openstaande posten in uw administratie staan, vaak als een debetsaldo bij de crediteur, zonder dat deze daadwerkelijk worden verrekend met nieuwe facturen of worden uitbetaald.
Baevo identificeert openstaande tegoeden
Baevo analyseert uw crediteurenadministratie en identificeert alle openstaande creditnota's en debetsaldi die langere tijd onverrekend blijven. Wij zoeken naar facturen en creditnota's die aan elkaar gekoppeld hadden moeten worden, maar om welke reden dan ook niet zijn gecompenseerd. Dit is bijzonder relevant bij leveranciers waar u een doorlopende relatie mee heeft, zoals energiemaatschappijen of vaste onderhoudspartners.
Ons systeem markeert de openstaande bedragen en geeft aan bij welke leverancier u nog geld tegoed heeft. U ontvangt een overzichtelijke rapportage, waarmee u gericht contact kunt opnemen met de betreffende partijen, zoals een leverancier van installaties of een verzekeraar, om de tegoeden te innen of te verrekenen. Dit zorgt voor een direct positief effect op uw liquiditeit en een opgeschoonde administratie.
Rekenvoorbeeld
Een vastgoedbedrijf ontvangt een creditnota van 850 euro van een leverancier van onderhoudsmaterialen, omdat een deel van de bestelling werd geannuleerd. Deze creditnota blijft echter zes maanden onverrekend staan in de administratie. Zonder actie blijft dit bedrag onterecht bij de leverancier liggen, wat met Baevo's analyse snel opgespoord en geïnd kan worden.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe ontstaan openstaande creditnota's in de vastgoedsector?
- Openstaande creditnota's ontstaan vaak door gebrek aan een gestandaardiseerd proces voor verwerking, het ontbreken van automatische matching met openstaande facturen, of simpelweg door menselijke fouten. Ook kan het zijn dat de creditnota wel is ontvangen, maar niet tijdig is doorgegeven aan de financiële administratie om te verrekenen.
- Wat is het verschil tussen een creditnota en een debetsaldo bij een crediteur?
- Een creditnota is een document dat aangeeft dat de leverancier u geld terugbetaalt of u een korting verleent. Een debetsaldo bij een crediteur ontstaat wanneer u meer geld aan die leverancier heeft betaald dan u verschuldigd was, of wanneer een creditnota een openstaand saldo creëert. Beide representeren geld dat u nog van de leverancier krijgt.
- Hoe kan ik voorkomen dat creditnota's onverrekend blijven?
- U kunt dit voorkomen door strikte interne procedures voor het verwerken van creditnota's, inclusief een controle op periodieke reconciliatie van crediteurenoverzichten. Automatische matchingfuncties in uw boekhoudsoftware, indien beschikbaar, kunnen ook helpen. Zorg dat medewerkers goed getraind zijn in het correct verwerken van deze documenten.
- Wat zijn de gevolgen als ik openstaande credits negeer?
- Als u openstaande credits negeert, laat u geld onnodig bij uw leveranciers liggen, wat een directe impact heeft op uw werkkapitaal en liquiditeit. Op lange termijn kunnen deze tegoeden verjaren, waardoor u het recht op terugvordering verliest. Het is daarom van belang om deze actief te beheren en te innen.