Leverancierscredits in productie en industrie
Openstaande creditnota's en debetsaldi bij leveranciers vertegenwoordigen geld dat u nog tegoed heeft. Deze credits worden vaak niet tijdig verrekend, waardoor het kapitaal onnodig lang bij de crediteur blijft staan. Het identificeren en innen van deze bedragen is cruciaal voor de liquiditeit van uw productiebedrijf.
Waarom credits onbenut blijven
In de productie-industrie zijn retourzendingen van grondstoffen, kwijtscheldingen wegens kwaliteitsgebreken of prijsaanpassingen aan de orde van de dag. Deze leiden vaak tot creditnota's van leveranciers. Echter, door de hoge frequentie van inkooptransacties, de complexiteit van inkoopcondities en de drukte op de administratieafdeling, worden deze credits niet altijd direct verrekend met nieuwe inkoopfacturen. Soms raken ze zoek, worden ze vergeten, of blijven ze onopgemerkt op een debetpositie van de leveranciersrekening staan, waardoor uw bedrijf geld laat liggen.
Een ander veelvoorkomend scenario is dat een creditnota wordt ontvangen en geboekt, maar niet actief wordt beheerd om te zorgen dat deze ook daadwerkelijk wordt verrekend. Vooral bij leveranciers met wie u veel zaken doet, kunnen kleine openstaande credits zich opstapelen. Het controleren van elke leveranciersrekening op debetsaldi is handmatig een tijdrovende klus. Dit betekent dat u onbedoeld de leverancier krediet verleent, terwijl dit geld beter in uw eigen bedrijf kan circuleren, bijvoorbeeld voor investeringen in machines of grondstoffen.
De waarde van leverancierscredits
Elke openstaande creditnota of debetsaldo bij een leverancier vertegenwoordigt geld dat feitelijk van u is. Door deze credits te identificeren en actief te verrekenen, verbetert u direct uw cashflow en vermindert u uw uitgaven. Dit is een vorm van 'slapend' kapitaal dat met relatief weinig inspanning geactiveerd kan worden. Zeker in een sector met aanzienlijke inkoopvolumes, zoals de productie-industrie, kunnen de totale bedragen van onbenutte credits flink oplopen, wat een aanzienlijk verschil kan maken voor uw bedrijfsresultaat.
Baevo spoort in uw auditfile alle openstaande creditnota's en debetsaldi op uw crediteurenrekeningen op. Het systeem brengt in kaart welke leveranciers nog geld aan u verschuldigd zijn, en om welke bedragen het gaat. Met deze informatie kunt u gericht contact opnemen met uw leveranciers om de verrekening of terugbetaling te initiëren. Dit proces is efficiënt en minimaliseert de administratieve last voor uw team, terwijl het maximale financiële opbrengst genereert uit reeds bestaande transacties.
Rekenvoorbeeld
Door een retourzending van een partij aluminiumprofielen heeft u een creditnota van 12.000 euro ontvangen van uw Duitse leverancier. Deze creditnota is wel geboekt, maar niet verrekend met een nieuwe inkoopfactuur en blijft al zes maanden openstaan. Dit betekent dat 12.000 euro van uw werkkapitaal onnodig bij de leverancier staat. Het opsporen en verrekenen van dergelijke posten kan uw liquiditeit direct ten goede komen.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe vaak moet ik mijn crediteurenadministratie controleren op openstaande credits?
- Het is aan te raden om minstens maandelijks, en bij voorkeur wekelijks, uw crediteurenadministratie te controleren op openstaande creditnota's of debetsaldi. Hoe sneller u deze signaleert, hoe gemakkelijker en sneller u de bedragen kunt verrekenen of terugvorderen bij de leverancier.
- Wat doe ik als een leverancier een creditnota niet wil verrekenen of terugbetalen?
- Documenteer alle communicatie en stuur herinneringen met bewijs van de openstaande creditnota. Verwijs naar de algemene voorwaarden of gemaakte afspraken. Indien nodig kunt u juridisch advies inwinnen, al is dit zelden nodig als de documentatie compleet en eenduidig is.
- Kunnen openstaande debetsaldi ook een signaal zijn voor fraude?
- Ja, onverklaarbare debetsaldi bij leveranciersrekeningen kunnen in zeldzame gevallen wijzen op fraude. Het is belangrijk om elk debetsaldo te verklaren. Een onverklaard debetsaldo kan wijzen op bijvoorbeeld dubbele betalingen die de leverancier niet heeft terugbetaald of onterechte claims die zijn geboekt. Grondige analyse is hierbij van belang.
- Is het verstandig om credits op te potten en in één keer te verrekenen?
- Het is niet verstandig om credits op te potten. Het directe gevolg is dat uw werkkapitaal onnodig bij de leverancier blijft. Verreken of vorder credits zo snel mogelijk terug. Dit optimaliseert uw cashflow en minimaliseert het risico dat een credit door verjaring of een faillissement van de leverancier oninbaar wordt.