Leverancierscredits in installatie en techniek
Installatiebedrijven retourneren regelmatig materiaal, wat leidt tot creditnota's van leveranciers. Deze credits worden echter niet altijd correct verwerkt, waardoor geld bij de crediteur blijft staan en niet wordt verrekend.
Onbenutte creditnota's en debetsaldi
In de installatiebranche is het een dagelijkse realiteit dat materialen worden geretourneerd aan technische groothandels of specifieke leveranciers. Dit kan komen door overbestelling, verkeerd geleverde producten, of projectwijzigingen. Bij een retourzending ontvangt u een creditnota. Het is essentieel dat deze creditnota correct en tijdig wordt verwerkt in uw administratie en, nog belangrijker, daadwerkelijk wordt verrekend met openstaande inkoopfacturen of wordt uitbetaald. Echter, door de grote hoeveelheid transacties, de soms trage administratieve afhandeling bij leveranciers, of interne processen, blijven deze credits vaak ongebruikt liggen, waardoor u geld laat liggen.
Een ander aspect is het ontstaan van debetsaldi op leveranciersrekeningen. Dit gebeurt wanneer u meer aan een leverancier heeft betaald dan u nog openstaan heeft, vaak als gevolg van creditnota's die al zijn verwerkt, maar waarbij geen actieve verrekening of terugbetaling heeft plaatsgevonden. Het resultaat is dat uw bedrijf een tegoed heeft bij de leverancier, een bedrag dat uit uw bedrijfskapitaal is verdwenen. Deze 'slapende' tegoeden worden vaak niet opgemerkt in de dagelijkse gang van zaken en vertegenwoordigen onbenut kapitaal dat u elders veel beter kunt inzetten.
Opsporen en verrekenen van tegoeden
Onze analyse van uw auditfile is specifiek gericht op het identificeren van onverrekende creditnota's en debetsaldi bij uw leveranciers. We scannen de gehele historie van uw leveranciersrekeningen op deze patronen. Dit omvat niet alleen de grote technische groothandels, maar ook kleinere, gespecialiseerde leveranciers van gereedschap of specifieke onderdelen. De output van de analyse toont u precies welke credits openstaan en bij welke leverancier u nog geld tegoed heeft, inclusief de bijbehorende bedragen en documentnummers. Dit geeft u een concrete basis voor actie.
Met deze informatie kunt u proactief contact opnemen met uw leveranciers om de openstaande credits en debetsaldi te verrekenen. Dit kan door een terugbetaling te vragen, of door het tegoed te verrekenen met toekomstige inkoopfacturen. Dit proces verbetert uw liquiditeit direct en vermindert het risico op verjaring van deze tegoeden. Bovendien helpt het u om een strakker financieel beheer te voeren en te zorgen dat elke euro die uw bedrijf toekomt, ook daadwerkelijk op uw rekening terechtkomt. Het is een efficiënte methode om 'vergeten' geld op te sporen en te incasseren.
Rekenvoorbeeld
Een installatiebedrijf retourneert gedurende het jaar diverse zendingen installatiemateriaal, wat resulteert in vijf onverrekende creditnota's van gemiddeld 350 euro per stuk van een technische groothandel. Daarnaast blijken er twee debetsaldi te zijn ontstaan van 600 euro elk door eerdere overbetalingen. In totaal heeft het bedrijf 1.750 euro aan onverrekende credits en 1.200 euro aan debetsaldi, wat neerkomt op 2.950 euro dat direct kan worden teruggevorderd. Dit bedrag kan direct worden gebruikt voor onderhoud van servicebussen of aanschaf van specifieke meetapparatuur.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Wat is het verschil tussen een openstaande creditnota en een debetsaldo?
- Een openstaande creditnota is een document dat een verlaging van een inkoopfactuur of een tegoed aangeeft, nog te verrekenen. Een debetsaldo op een leveranciersrekening betekent dat u, na alle verrekeningen, per saldo nog geld tegoed heeft van die leverancier.
- Hoe lang blijven creditnota's geldig?
- De wettelijke verjaringstermijn voor vorderingen, waaronder creditnota's, is vijf jaar. Het is echter verstandig om creditnota's zo snel mogelijk te verwerken en te verrekenen, omdat leveranciers na langere tijd minder genegen kunnen zijn om mee te werken aan de verrekening.
- Wat als een leverancier weigert een tegoed te verrekenen?
- Mocht een leverancier weigeren een rechtmatig tegoed te verrekenen, dan is het belangrijk dat u al uw bewijzen, zoals de creditnota's en communicatie, goed bewaard heeft. U kunt dan juridisch advies inwinnen of overwegen het incasseren via een derde partij te laten verlopen. Een goede administratie voorkomt dit meestal.
- Heeft het opsporen van credits invloed op mijn relatie met leveranciers?
- Niet noodzakelijkerwijs. Door op een zakelijke en feitelijke manier met de correcte gegevens te communiceren over openstaande credits, toont u aan dat u zorgvuldig bent met uw administratie. De meeste gerenommeerde technische groothandels en leveranciers zullen meewerken aan een correcte afhandeling van terechte claims.