Dubbele betalingen in horeca
Het komt voor dat dezelfde inkoopfactuur tweemaal wordt voldaan, een situatie die in de horeca frequent voorkomt door de vele dagelijkse transacties. Dit onbetaalde bedrag is vaak nog terug te vorderen bij de leverancier, een potentieel verloren post die via een analyse van uw administratie kan worden herwonnen.
De oorzaken van dubbele betalingen
In de horeca, waar u dagelijks bij een breed scala aan leveranciers bestelt, is de kans op dubbele betalingen reëel. Denk aan de wekelijkse levering van dranken door de drankenhandel, dagelijkse verse producten van de bakker en groenteboer, en periodieke facturen voor energie en schoonmaak. Een hoge frequentie van inkoopfacturen, in combinatie met personeelswisselingen of deels handmatige verwerking, kan leiden tot een administratieve fout waarbij dezelfde factuur per ongeluk twee keer wordt betaald. Dit geld verdwijnt dan onopgemerkt uit uw kasstroom.
Deze dubbele betalingen zijn vaak moeilijk handmatig te detecteren, zeker wanneer de bedragen of referentienummers licht afwijken, of wanneer ze over verschillende periodes verspreid zijn. Zonder een systematische controle blijven deze fouten onopgemerkt in uw boekhouding. Het is essentieel om een mechanisme te hebben dat deze inconsistenties automatisch opspoort, zodat u proactief kunt handelen en de te veel betaalde bedragen kunt terugvorderen bij uw leveranciers. Dit draagt direct bij aan een gezondere financiële positie van uw horecabedrijf.
Dubbele betalingen opsporen en terughalen
Het opsporen van dubbele betalingen vereist een grondige analyse van uw inkoopadministratie. Dit omvat het vergelijken van factuurnummers, bedragen en betaaldata van al uw leveranciers. Vaak zijn het facturen van groothandels in food en non-food, of gespecialiseerde drankleveranciers, die in de hectiek van de dagelijkse bedrijfsvoering tweemaal worden betaald. Het is belangrijk om deze patronen te herkennen, zelfs als ze niet direct duidelijk zijn bij een oppervlakkige blik op de bankafschriften.
Wanneer een dubbele betaling is geïdentificeerd, is de volgende stap het claimen van het bedrag bij de betreffende leverancier. Dit proces kan variëren per leverancier, maar een duidelijke onderbouwing met bewijs van de dubbele betaling is cruciaal. Een systematische aanpak, ondersteund door een gedetailleerde analyse van uw auditfile, stelt u in staat om deze claims effectief in te dienen en het geld succesvol terug te halen, waardoor uw bedrijfsresultaat direct verbetert zonder extra inspanningen aan de verkoopkant.
Rekenvoorbeeld
Stel, uw restaurant betaalt per abuis tweemaal een inkoopfactuur van uw visleverancier voor een bedrag van € 375. Een andere factuur van de groothandel voor dranken ter waarde van € 520 wordt eveneens dubbel voldaan. Wanneer deze fouten gedurende een jaar onopgemerkt blijven, loopt u het risico om jaarlijks al snel een bedrag van € 895 mis te lopen, exclusief de potentieel gemiste kansen voor uw bedrijf.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe weet ik zeker dat een betaling dubbel is gedaan?
- Door een gedetailleerde analyse van uw auditfile kunnen we afwijkingen in factuurnummers, betalingsdata en bedragen identificeren. Dit biedt een waterdichte onderbouwing om aan te tonen welke facturen dubbel zijn voldaan. U ontvangt een overzicht met de specifieke transacties die dubbel zijn betaald, inclusief de relevante details.
- Wat moet ik doen als ik een dubbele betaling ontdek?
- Zodra u een dubbele betaling heeft ontdekt, neemt u contact op met de betreffende leverancier. U voorziet de leverancier van de bewijsstukken, zoals de dubbele afschrijvingen en de factuurkopieën. De meeste leveranciers zullen na verificatie het te veel betaalde bedrag terugstorten of verrekenen met toekomstige facturen.
- Kunnen dubbele betalingen ook ontstaan door retourfust?
- Nee, dubbele betalingen ontstaan niet direct door retourfust. Echter, de administratie van statiegeld en retourfust kan wel complexiteit toevoegen aan uw boekhouding. Dit kan de kans op algemene fouten, inclusief dubbele betalingen van inkoopfacturen, verhogen door de extra administratieve handelingen.
- Is het de moeite waard om kleine dubbele betalingen op te sporen?
- Absoluut. Hoewel individuele dubbele betalingen klein lijken, kunnen deze bedragen zich opstapelen over een jaar. Elke euro die u onnodig uitgeeft, is een euro die niet kan worden geïnvesteerd in uw horecaonderneming of bijdraagt aan uw winst. Het opsporen van ook kleinere bedragen levert op termijn een significant voordeel op.