Dubbele betalingen in bouw en aannemerij
Het komt voor dat dezelfde inkoopfactuur ongemerkt tweemaal wordt voldaan, bijvoorbeeld door een miscommunicatie tussen afdelingen of bij het verwerken van grote hoeveelheden transacties. Dit bedrag is terug te vorderen bij de leverancier in de bouw- en aannemerijsector.
De oorzaak van dubbele betalingen in de bouw
In de aannemerij werkt u vaak met projectgerichte administratie, waarbij diverse inkoopfacturen voor hetzelfde project door verschillende medewerkers kunnen worden verwerkt. Denk aan bouwmaterialen die in fases worden besteld en geleverd, of materieelhuur van diverse machines. Een factuur van een leverancier van materieel, zoals een hoogwerker, kan per ongeluk twee keer in het systeem terechtkomen of tweemaal voor betaling worden aangeboden. Ook bij spoedbestellingen of bij het werken met vooruitbetalingen voor onderaanneming kan dit risico toenemen. De complexiteit van projectadministratie draagt bij aan deze foutenbron.
Gevolgen en opsporing
Een dubbele betaling heeft een directe impact op uw cashflow en kan onopgemerkt blijven totdat u zelf uw bankafschriften grondig controleert of een crediteurenoverzicht naloopt. Handmatige controle van alle inkoopfacturen en betalingen is een tijdrovende bezigheid, zeker gezien de omvang van het factuurverkeer in de bouw. Een geautomatiseerde analyse van uw auditfile kan afwijkingen in betalingspatronen of factuurnummers identificeren die duiden op een dubbele afschrijving. U ontvangt dan een concrete lijst met potentiële dubbele betalingen, inclusief de bijbehorende leverancier en factuurgegevens.
Rekenvoorbeeld
Stel, u heeft een factuur van € 5.500 ontvangen voor de levering van een grote partij isolatiemateriaal, inclusief btw. Deze factuur is per abuis tweemaal voldaan aan de leverancier. Wanneer dit niet wordt opgemerkt, heeft u € 5.500 te veel betaald. Door dit type fouten systematisch op te sporen, kunt u dergelijke bedragen terugvorderen en direct toevoegen aan uw liquiditeit. Een tijdige opsporing voorkomt dat u onnodig geld laat liggen bij uw crediteuren.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe ontstaan dubbele betalingen vaak in de bouw?
- Dubbele betalingen ontstaan vaak door de projectmatige aard van de bouw, waarbij verschillende medewerkers facturen voor hetzelfde project verwerken. Ook spoedbestellingen, vooruitbetalingen aan onderaannemers en de grote hoeveelheid inkoopfacturen voor bouwmaterialen, materieelhuur en brandstof kunnen bijdragen aan dit risico op fouten. Een gebrek aan eenduidige processen of een overhaaste administratie zijn veelvoorkomende oorzaken.
- Welke leveranciers zijn extra gevoelig voor dubbele betalingen?
- Leveranciers met wie u frequente transacties heeft, zoals grote bouwmaterialenhandelaren, leveranciers van materieelhuur of brandstofleveranciers, zijn extra gevoelig. Ook onderaannemers die deelbetalingen of termijnfacturen sturen, kunnen onbedoeld tweemaal betaald worden als de interne controle niet sluitend is. Het risico neemt toe naarmate het aantal leveranciers en de frequentie van facturen stijgt.
- Hoe spoor ik dubbele betalingen zelf op?
- U spoort dubbele betalingen zelf op door periodiek uw crediteurenoverzichten te vergelijken met uw bankafschriften en factuurhistorie. Let daarbij op identieke bedragen die meerdere keren zijn afgeschreven van uw rekening, of factuurnummers die tweemaal als betaald staan geregistreerd. Een steekproefsgewijze controle van leveranciers met hoge transactievolumes kan ook inzicht geven. Dit is echter een arbeidsintensief proces voor uw administratie.
- Wat doe ik als ik een dubbele betaling ontdek?
- Als u een dubbele betaling ontdekt, neemt u direct contact op met de betreffende leverancier. U stuurt een overzicht van de dubbele afschrijvingen en de bijbehorende facturen ter controle. Vraag om een terugbetaling van het te veel betaalde bedrag of stel voor dit te verrekenen met een volgende factuur. Documenteer deze communicatie zorgvuldig en volg de afhandeling van de correctie nauwgezet. Dit is een essentiële stap om uw geld terug te krijgen.