Dubbele betalingen in vastgoed en verhuur
Soms wordt een inkoopfactuur per ongeluk tweemaal voldaan. Dit geld is terug te vorderen bij de leverancier in de vastgoed- en verhuursector.
Risico op dubbele betalingen in vastgoed
Binnen de vastgoedsector komen dubbele betalingen vaak voor door de omvang en complexiteit van inkoopfacturen. Bijvoorbeeld wanneer een aannemer meerdere deelfacturen stuurt voor een groot onderhoudsproject, of wanneer verschillende afdelingen of vastgoedbeheerders onafhankelijk van elkaar dezelfde factuur verwerken. De kans dat een leverancier, zoals een installateur voor warmtepompen of een bedrijf dat dakisolatie aanbrengt, eenmaal betaalde bedragen niet onmiddellijk signaleert, is aanwezig.
Handmatige controles zijn vaak tijdrovend en niet waterdicht, zeker bij een grote hoeveelheid transacties per maand. Software kan de administratie gedeeltelijk stroomlijnen, maar menselijke fouten bij het coderen of goedkeuren van facturen blijven een risicofactor. Een dubbele betaling aan een leverancier voor bijvoorbeeld energiebeheer of een makelaar kan onopgemerkt blijven totdat een diepgaande analyse van de auditfile plaatsvindt.
Hoe Baevo dubbele betalingen opspoort
Baevo analyseert uw auditfile op basis van unieke kenmerken van transacties, zoals factuurnummer, bedrag, leverancier en datum. Wij sporen patronen op die wijzen op identieke betalingen voor dezelfde dienst of product. Dit is met name relevant bij doorlopende contracten voor bijvoorbeeld schoonmaak of tuinonderhoud, waarbij de maandelijkse factuur per ongeluk tweemaal wordt ingeboekt en betaald.
Zodra een dubbele betaling is geïdentificeerd, ontvangt u een gedetailleerd overzicht. Dit stelt u in staat om gericht contact op te nemen met de betreffende leverancier, bijvoorbeeld een leverancier van bouwmaterialen of een onderhoudsbedrijf, om het te veel betaalde bedrag terug te vorderen. Zo zorgen wij ervoor dat het geld dat onbedoeld is overgemaakt, snel weer beschikbaar is voor uw onderneming.
Rekenvoorbeeld
Stel dat een factuur van een dakdekkersbedrijf voor renovatie van een dak, ten bedrage van 12.100 euro inclusief btw, tweemaal wordt betaald. Zonder een grondige controle blijft dit onopgemerkt in de administratie. Dit bedrag van 12.100 euro is dan onnodig uit uw kasstroom verdwenen en kan, na analyse door Baevo, succesvol worden teruggevorderd bij de leverancier.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Wat zijn de meest voorkomende oorzaken van dubbele betalingen in de vastgoedsector?
- Veelvoorkomende oorzaken zijn handmatige verwerking van facturen, onduidelijke interne procedures bij goedkeuring en betaling, of het ontbreken van een geautomatiseerde controle op unieke factuurnummers. Ook kan de overdracht van dossiers tussen afdelingen of het werken met meerdere boekhoudsystemen bij diverse panden tot verwarring leiden.
- Hoe lang kan ik dubbele betalingen terugvorderen bij leveranciers?
- De termijn voor het terugvorderen van een onverschuldigde betaling is doorgaans vijf jaar, gerekend vanaf het moment dat u de dubbele betaling heeft ontdekt en bekend bent met de identiteit van de ontvanger. Het is echter raadzaam om zo snel mogelijk actie te ondernemen, zodra de fout is geconstateerd, om complicaties te voorkomen.
- Heeft een dubbele betaling fiscale gevolgen?
- Een dubbele betaling heeft in principe geen directe fiscale gevolgen, omdat het als een onverschuldigde betaling wordt beschouwd en geen zakelijke uitgave is. De btw die tweemaal is betaald op een factuur, is doorgaans ook maar één keer aftrekbaar. Het terugvorderen van het bedrag corrigeert de oorspronkelijke fout in uw liquiditeit.
- Kan ik een dubbele betaling voorkomen in de toekomst?
- U kunt dubbele betalingen voorkomen door robuuste interne controles in te voeren, zoals een vierogenprincipe bij het goedkeuren van facturen en het gebruik van geautomatiseerde systemen die waarschuwen bij dubbele factuurnummers. Regelmatige reconciliatie van crediteurenstanden en bankafschriften draagt ook bij aan preventie.