Dubbele betalingen in detailhandel
Dubbele betalingen komen voor wanneer dezelfde inkoopfactuur tweemaal wordt voldaan. Dit geld is terug te vorderen bij de leverancier, maar wordt vaak over het hoofd gezien in de drukke administratie van een winkel.
Hoe dubbele betalingen ontstaan in de detailhandel
In de detailhandel ontvangt u wekelijks, soms zelfs dagelijks, vele inkoopfacturen voor handelsgoederen, verpakkingsmateriaal of winkelbenodigdheden. Door de hoge frequentie van facturatie en de diversiteit aan leveranciers, zoals groothandels voor levensmiddelen of non-food artikelen, kan het voorkomen dat een factuur onbedoeld twee keer wordt ingeboekt en betaald. Dit kan gebeuren door menselijke fouten, maar ook door systeemfouten of onduidelijke communicatie tussen uw medewerkers of met uw boekhouder.
Denk aan een situatie waarbij een factuur van een leverancier als Sligro of Makro eerst handmatig wordt ingeboekt, en later nogmaals automatisch via een scan- en herkenoplossing, zonder dat er een koppeling wordt gelegd. Ook het verwerken van kopiefacturen kan leiden tot dubbele registraties. Het is een veelvoorkomend probleem dat, als het niet tijdig wordt opgemerkt, kan leiden tot onnodige uitgaven die uw winstgevendheid beïnvloeden. Dit geld behoort u toe en is terug te vorderen bij de leverancier.
De impact en opsporing van dubbele betalingen
Dubbele betalingen kunnen ongemerkt oplopen tot aanzienlijke bedragen. Wanneer u bijvoorbeeld wekelijks tientallen leveranciersfacturen verwerkt, kan het moeilijk zijn om handmatig te controleren of een factuur al eerder is voldaan. Het risico op zulke fouten is vooral groot bij leveranciers met een hoge omloopsnelheid of bij seizoensgebonden inkooppieken. Het gevolg is dat uw liquiditeit lager is dan nodig, omdat er geld bij uw leveranciers staat dat u had kunnen gebruiken voor andere zaken.
Onze analyse van uw auditfile richt zich specifiek op het identificeren van dubbele betalingen. Wij sporen facturen op die met hetzelfde factuurnummer, bedrag en leverancier meermaals zijn betaald. Dit gebeurt systematisch, waardoor geen enkele potentiële dubbele betaling aan uw aandacht ontsnapt. U ontvangt vervolgens een overzicht met concrete gevallen, zodat u gericht contact kunt opnemen met uw leveranciers om het te veel betaalde bedrag terug te vorderen en uw kasstroom te optimaliseren.
Rekenvoorbeeld
Stelt u zich voor dat u gedurende een jaar vijfmaal een inkoopfactuur voor verpakkingsmateriaal van 350 euro per keer dubbel heeft betaald. Daarnaast heeft u driemaal een factuur voor specifieke non-food handelsgoederen van 800 euro dubbel voldaan. Dit betekent dat u in totaal 5 x 350 euro plus 3 x 800 euro, wat neerkomt op 1.750 euro plus 2.400 euro, dus 4.150 euro te veel heeft betaald. Dit bedrag kunt u terugkrijgen van uw leveranciers en direct inzetten voor uw bedrijfsvoering.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Wat is een dubbele betaling?
- Een dubbele betaling betreft een situatie waarin dezelfde inkoopfactuur, veelal met identiek factuurnummer en bedrag, twee keer is voldaan aan dezelfde leverancier. Dit leidt tot een onbedoeld te veel betaald bedrag aan uw crediteur, dat u kunt terugvorderen. Het beïnvloedt uw kasstroom negatief.
- Hoe ontstaan dubbele betalingen in een winkelomgeving?
- In een winkelomgeving ontstaan dubbele betalingen vaak door de veelheid aan inkoopfacturen, het gebruik van verschillende systemen voor inboeken, of door onduidelijkheid bij handmatige verwerking. Ook het opnieuw aanbieden van eerder ontvangen facturen door leveranciers, zoals voor handelsgoederen, kan leiden tot een dubbele betaling.
- Hoe kan ik dubbele betalingen opsporen?
- Het handmatig opsporen van dubbele betalingen is zeer tijdrovend en foutgevoelig, zeker bij een grote hoeveelheid transacties. Een gespecialiseerde analyse van uw auditfile (XAF) kan deze fouten geautomatiseerd en systematisch voor u identificeren, door te zoeken naar identieke factuurkenmerken die tweemaal zijn betaald.
- Wat moet ik doen als ik een dubbele betaling ontdek?
- Wanneer u een dubbele betaling ontdekt, neemt u direct contact op met de betreffende leverancier. Presenteer het bewijs van de dubbele betaling, zoals de betaalbewijzen en factuurkopieën. De leverancier zal het te veel betaalde bedrag dan aan u retourneren of verrekenen met een toekomstige openstaande vordering.