Dubbele betalingen opsporen in Reimerswaal
Ondernemers in Reimerswaal betalen jaarlijks facturen twee keer zonder het te merken. De leverancier meldt het meestal niet en in het grootboek staan simpelweg twee nette betalingen. Zo krijgt u dat geld terug.
Waarom dit juist in Reimerswaal speelt
Reimerswaal ligt in Zeeland en telt kleinere ondernemingen, zzp'ers met personeel en lokale familiebedrijven. Bij enkele duizenden boekingsregels per boekjaar is handmatig controleren op dubbele betalingen praktisch onmogelijk.
Een dubbele betaling ontstaat bijna altijd door een aanmaning die als nieuwe factuur wordt geboekt, een handmatige overboeking naast een incasso, of een factuur die zowel per post als per mail binnenkomt.
Wat wij precies vergelijken
- Identieke factuurnummers bij dezelfde crediteur, ook als de bedragen licht verschillen.
- Gelijke bedragen naar dezelfde tegenrekening binnen een kort tijdsbestek.
- Betalingen met sterk overeenkomende omschrijvingen bij dezelfde leverancier.
- Terugstortingen: staat het geld al terug, dan melden wij de bevinding niet als openstaand bedrag.
Rekenvoorbeeld
Een handelsonderneming uit Reimerswaal betaalde een inkoopfactuur eerst handmatig en later nogmaals via de betaalbatch. Het verschil viel weg in het crediteurensaldo. In het rapport stond een terugvorderbaar bedrag van ongeveer 1.150 euro, met factuurnummer, datum en beide bankregels erbij.
Met die onderbouwing is een creditnota of terugstorting bij de leverancier meestal een kwestie van een enkele mail.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Het beeld voor ondernemers in Reimerswaal
Rond Reimerswaal zien wij vooral bedrijven in agrarische bedrijven, bouw en maritieme techniek. Die sectoren hebben gemeen dat er veel inkoopfacturen per maand doorheen gaan en dat betalingen via meerdere routes lopen.
Juist in kleinere gemeenten als Reimerswaal draait de administratie vaak op één persoon, en daar ontstaat het meeste ongemerkte verlies.
- Situaties die dit in de hand werken: facturen die zowel per e-mail als via een portaal binnenkomen.
- Situaties die dit in de hand werken: een periode met vervanging op de administratie, waarin boekingen door verschillende mensen zijn gedaan.
- Situaties die dit in de hand werken: betalingen die deels via incasso en deels handmatig lopen.
Wanneer een scan het meeste oplevert
Het beste moment voor een scan is wanneer u een financiering of investering voorbereidt en de cijfers scherp wilt hebben. Een auditfile bevat het volledige boekjaar, dus u kunt ieder afgesloten jaar nog laten nakijken.
Een accountant beoordeelt elke bevinding voordat u hem ziet, dus u krijgt geen automatische ruis voorgeschoteld.
Veelgestelde vragen
- Kan ik dubbele betalingen in Reimerswaal ook zelf terugvinden?
- Dat kan, door alle bankmutaties te sorteren op bedrag en crediteur. Bij enkele duizenden regels kost dat veel tijd en worden afwijkende bedragen vaak gemist.
- Hoe ver terug kan ik een dubbele betaling terugvorderen?
- Een onverschuldigde betaling kunt u in beginsel vijf jaar terugvorderen. In de praktijk lost een leverancier het snel op zodra u factuurnummer en betaaldatum aanlevert.
- Wat kost een scan?
- De scan zelf is gratis. U ziet eerst welke bedragen zijn gevonden, en betaalt pas voor het volledige rapport als er ook echt iets te halen valt.
- Hoe lang duurt een scan?
- De verwerking van het bestand duurt enkele minuten. Daarna beoordeelt een accountant de bevindingen, dat gebeurt doorgaans binnen enkele werkdagen.
- Voor welke boekjaren kan ik dit laten doen?
- Voor elk jaar waarvan u nog een auditfile kunt exporteren. Terugvorderen van btw kan in beginsel tot vijf jaar terug, dus oudere jaren zijn vaak nog de moeite waard.
Andere onderwerpen voor Reimerswaal
Dubbele betalingen in de buurt van Reimerswaal
Bekijk alle gemeenten bij dubbele betalingen | Alle gemeenten in Zeeland