Dubbele betalingen opsporen in Dijk en Waard
Ondernemers in Dijk en Waard betalen jaarlijks facturen twee keer zonder het te merken. De leverancier meldt het meestal niet en in het grootboek staan simpelweg twee nette betalingen. Zo krijgt u dat geld terug.
Waarom dit juist in Dijk en Waard speelt
Dijk en Waard ligt in Noord-Holland en telt een mix van familiebedrijven, installateurs, groothandels en dienstverleners met een eigen boekhouding. Bij enkele duizenden tot tienduizenden boekingsregels per boekjaar is handmatig controleren op dubbele betalingen praktisch onmogelijk.
Een dubbele betaling ontstaat bijna altijd door een aanmaning die als nieuwe factuur wordt geboekt, een handmatige overboeking naast een incasso, of een factuur die zowel per post als per mail binnenkomt.
Wat wij precies vergelijken
- Identieke factuurnummers bij dezelfde crediteur, ook als de bedragen licht verschillen.
- Gelijke bedragen naar dezelfde tegenrekening binnen een kort tijdsbestek.
- Betalingen met sterk overeenkomende omschrijvingen bij dezelfde leverancier.
- Terugstortingen: staat het geld al terug, dan melden wij de bevinding niet als openstaand bedrag.
Rekenvoorbeeld
Een handelsonderneming uit Dijk en Waard betaalde een inkoopfactuur eerst handmatig en later nogmaals via de betaalbatch. Het verschil viel weg in het crediteurensaldo. In het rapport stond een terugvorderbaar bedrag van ongeveer 2.300 euro, met factuurnummer, datum en beide bankregels erbij.
Met die onderbouwing is een creditnota of terugstorting bij de leverancier meestal een kwestie van een enkele mail.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Het beeld voor ondernemers in Dijk en Waard
Rond Dijk en Waard zien wij vooral bedrijven in handel en import, logistiek rond Schiphol en creatieve dienstverlening. Die sectoren hebben gemeen dat er veel inkoopfacturen per maand doorheen gaan en dat betalingen via meerdere routes lopen.
De administraties die wij uit Dijk en Waard zien zijn groot genoeg om overzicht te verliezen en klein genoeg om nooit een externe controle te krijgen.
- Situaties die dit in de hand werken: betalingen die deels via incasso en deels handmatig lopen.
- Situaties die dit in de hand werken: een leverancierswissel halverwege het boekjaar, waarbij oude en nieuwe factuurreeksen door elkaar lopen.
- Situaties die dit in de hand werken: seizoensdrukte, waardoor facturen in korte tijd in bulk zijn verwerkt.
Wanneer een scan het meeste oplevert
Het beste moment voor een scan is vlak na het opstellen van de jaarrekening, als de cijfers toch nog vers zijn. Een auditfile bevat het volledige boekjaar, dus u kunt ieder afgesloten jaar nog laten nakijken.
Een accountant beoordeelt elke bevinding voordat u hem ziet, dus u krijgt geen automatische ruis voorgeschoteld.
Veelgestelde vragen
- Kan ik dubbele betalingen in Dijk en Waard ook zelf terugvinden?
- Dat kan, door alle bankmutaties te sorteren op bedrag en crediteur. Bij enkele duizenden regels kost dat veel tijd en worden afwijkende bedragen vaak gemist.
- Hoe ver terug kan ik een dubbele betaling terugvorderen?
- Een onverschuldigde betaling kunt u in beginsel vijf jaar terugvorderen. In de praktijk lost een leverancier het snel op zodra u factuurnummer en betaaldatum aanlevert.
- Wat kost een scan?
- De scan zelf is gratis. U ziet eerst welke bedragen zijn gevonden, en betaalt pas voor het volledige rapport als er ook echt iets te halen valt.
- Werkt dit ook als mijn boekhouding al is gecontroleerd?
- Ja. Een samenstel- of controleopdracht kijkt naar de juistheid van de jaarrekening als geheel, niet naar losse facturen die twee keer zijn betaald. Dat zijn verschillende vragen.
- Moet ik mijn boekhouder hierbij betrekken?
- Dat hoeft niet, maar het mag. U kunt de auditfile zelf exporteren en uploaden. Veel ondernemers delen het rapport daarna met hun boekhouder, omdat de correcties uiteindelijk in de administratie moeten landen.
Andere onderwerpen voor Dijk en Waard
Dubbele betalingen in de buurt van Dijk en Waard
Bekijk alle gemeenten bij dubbele betalingen | Alle gemeenten in Noord-Holland