Dubbele betalingen opsporen in Borger-Odoorn
Ondernemers in Borger-Odoorn betalen jaarlijks facturen twee keer zonder het te merken. De leverancier meldt het meestal niet en in het grootboek staan simpelweg twee nette betalingen. Zo krijgt u dat geld terug.
Waarom dit juist in Borger-Odoorn speelt
Borger-Odoorn ligt in Drenthe en telt een mix van familiebedrijven, installateurs, groothandels en dienstverleners met een eigen boekhouding. Bij enkele duizenden tot tienduizenden boekingsregels per boekjaar is handmatig controleren op dubbele betalingen praktisch onmogelijk.
Een dubbele betaling ontstaat bijna altijd door een aanmaning die als nieuwe factuur wordt geboekt, een handmatige overboeking naast een incasso, of een factuur die zowel per post als per mail binnenkomt.
Wat wij precies vergelijken
- Identieke factuurnummers bij dezelfde crediteur, ook als de bedragen licht verschillen.
- Gelijke bedragen naar dezelfde tegenrekening binnen een kort tijdsbestek.
- Betalingen met sterk overeenkomende omschrijvingen bij dezelfde leverancier.
- Terugstortingen: staat het geld al terug, dan melden wij de bevinding niet als openstaand bedrag.
Rekenvoorbeeld
Een handelsonderneming uit Borger-Odoorn betaalde een inkoopfactuur eerst handmatig en later nogmaals via de betaalbatch. Het verschil viel weg in het crediteurensaldo. In het rapport stond een terugvorderbaar bedrag van ongeveer 2.300 euro, met factuurnummer, datum en beide bankregels erbij.
Met die onderbouwing is een creditnota of terugstorting bij de leverancier meestal een kwestie van een enkele mail.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Het beeld voor ondernemers in Borger-Odoorn
Rond Borger-Odoorn zien wij vooral bedrijven in zorgorganisaties, landbouw en loonwerk en kleinschalige industrie. Die sectoren hebben gemeen dat er veel inkoopfacturen per maand doorheen gaan en dat betalingen via meerdere routes lopen.
De administraties die wij uit Borger-Odoorn zien zijn groot genoeg om overzicht te verliezen en klein genoeg om nooit een externe controle te krijgen.
- Situaties die dit in de hand werken: een inkoopadministratie die per vestiging wordt bijgehouden en pas achteraf wordt samengevoegd.
- Situaties die dit in de hand werken: een overstap naar een ander boekhoudpakket, waarbij openstaande posten opnieuw zijn ingelezen.
- Situaties die dit in de hand werken: veel kleine leveranciers naast een paar grote, waardoor de kleine posten minder aandacht krijgen.
Wanneer een scan het meeste oplevert
Het beste moment voor een scan is aan het begin van een nieuw boekjaar, zodat correcties nog in het lopende jaar meelopen. Een auditfile bevat het volledige boekjaar, dus u kunt ieder afgesloten jaar nog laten nakijken.
Wat wij niet hard kunnen maken, komt niet in het rapport. Liever een korte lijst die klopt dan een lange lijst met ruis.
Veelgestelde vragen
- Kan ik dubbele betalingen in Borger-Odoorn ook zelf terugvinden?
- Dat kan, door alle bankmutaties te sorteren op bedrag en crediteur. Bij enkele duizenden regels kost dat veel tijd en worden afwijkende bedragen vaak gemist.
- Hoe ver terug kan ik een dubbele betaling terugvorderen?
- Een onverschuldigde betaling kunt u in beginsel vijf jaar terugvorderen. In de praktijk lost een leverancier het snel op zodra u factuurnummer en betaaldatum aanlevert.
- Wat kost een scan?
- De scan zelf is gratis. U ziet eerst welke bedragen zijn gevonden, en betaalt pas voor het volledige rapport als er ook echt iets te halen valt.
- Moet ik mijn boekhouder hierbij betrekken?
- Dat hoeft niet, maar het mag. U kunt de auditfile zelf exporteren en uploaden. Veel ondernemers delen het rapport daarna met hun boekhouder, omdat de correcties uiteindelijk in de administratie moeten landen.
- Werkt dit ook als mijn boekhouding al is gecontroleerd?
- Ja. Een samenstel- of controleopdracht kijkt naar de juistheid van de jaarrekening als geheel, niet naar losse facturen die twee keer zijn betaald. Dat zijn verschillende vragen.
Andere onderwerpen voor Borger-Odoorn
Dubbele betalingen in de buurt van Borger-Odoorn
Bekijk alle gemeenten bij dubbele betalingen | Alle gemeenten in Drenthe