Dubbele betalingen in zorg en praktijken
Het komt voor dat dezelfde inkoopfactuur tweemaal wordt betaald aan een leverancier, wat resulteert in geld dat u kunt terugvorderen. Dit betreft vaak facturen van reguliere leveranciers in de zorgpraktijk.
Het risico van dubbele betalingen
In een drukke zorgpraktijk, waar de focus ligt op patiëntenzorg, kan de administratie onder druk komen te staan. Dit vergroot de kans op fouten, zoals het dubbel voldoen van een inkoopfactuur. Dit gebeurt vaak wanneer facturen van bijvoorbeeld medische groothandels, farmaceutische bedrijven of IT-dienstverleners meerdere keren in omloop zijn, of wanneer verschillende medewerkers betrokken zijn bij het betalingsproces zonder voldoende onderlinge afstemming. Een dubbele betaling betekent een onnodige uitstroom van liquide middelen.
Het tijdig signaleren van dubbele betalingen is cruciaal om uw geld terug te krijgen. Veel boekhoudsystemen hebben wel controles, maar deze zijn niet altijd waterdicht. Vooral wanneer facturen met kleine afwijkingen in nummering of bedrag toch betrekking hebben op dezelfde onderliggende transactie, kan een systeem dit missen. Handmatige controle is arbeidsintensief en wordt vaak overgeslagen bij grote volumes. Dit maakt het een veelvoorkomende bron van onnodige kosten voor zorgpraktijken.
Geld terugvorderen bij leveranciers
Wanneer een dubbele betaling wordt ontdekt, heeft u het recht om dit bedrag terug te vorderen bij de desbetreffende leverancier. Dit proces vereist doorgaans een gedegen onderbouwing met de betreffende facturen en bankafschriften die de dubbele betaling aantonen. Het is raadzaam dit proces zorgvuldig te doorlopen om misverstanden te voorkomen. De meeste leveranciers zullen bij een duidelijke aantoonbare dubbele betaling meewerken aan een teruggave of verrekening met toekomstige facturen. Echter, hoe langer het duurt voordat een dubbele betaling wordt ontdekt, hoe complexer het terugvorderingstraject kan zijn. Sommige leveranciers hanteren een termijn waarbinnen claims kunnen worden ingediend.
Het structureel scannen van de administratie op dubbele betalingen kan voorkomen dat deze situatie zich voordoet of dat bedragen te lang onopgemerkt blijven. Het gaat hier niet alleen om het terugkrijgen van geld, maar ook om het inzichtelijk maken van processen die tot deze fouten leiden. Door de oorzaken weg te nemen, kan de efficiëntie van de financiële administratie worden verbeterd en worden toekomstige dubbele betalingen voorkomen. Dit draagt bij aan een gezonde financiële positie van uw zorgpraktijk.
Rekenvoorbeeld
Stel, u heeft een factuur van 1.250 euro voor de aanschaf van medische verbruiksartikelen, zoals handschoenen en desinfectiemiddelen. Deze factuur wordt door een administratief medewerker betaald en een paar dagen later per abuis nogmaals door een andere medewerker voldaan. Zonder een controlemechanisme blijft dit onopgemerkt, waardoor 1.250 euro onnodig is uitgegeven en kan worden teruggevorderd bij de leverancier.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe ontstaan dubbele betalingen in een zorgpraktijk?
- Dubbele betalingen kunnen ontstaan door gebrek aan afstemming tussen medewerkers, verwarring bij het verwerken van digitale en papieren facturen, of door onvoldoende controlemechanismen in het boekhoudpakket. Ook facturen die meermaals worden ingediend door een leverancier kunnen leiden tot onbedoelde dubbele betalingen.
- Wat zijn de risico's als dubbele betalingen niet worden ontdekt?
- Niet-ontdekte dubbele betalingen leiden tot een onnodige verlaging van de liquiditeit van uw praktijk. Het geld is al uitbetaald en kan niet worden gebruikt voor andere investeringen of operationele kosten. Daarnaast kan het tot onjuiste financiële rapportages leiden, wat een vertekend beeld geeft van de financiële situatie.
- Hoe kan ik dubbele betalingen voorkomen?
- U kunt dubbele betalingen voorkomen door duidelijke protocollen voor factuurverwerking en betalingen op te stellen. Implementeer een 'vier-ogenprincipe' of gebruik software die factuurnummers en bedragen scant op duplicaten voordat betalingen worden goedgekeurd. Regelmatige controle van openstaande posten en bankafschriften helpt ook.
- Wat is de procedure om geld terug te vorderen na een dubbele betaling?
- Neem contact op met de leverancier en toon met bankafschriften en facturen aan dat u dubbel heeft betaald. Vraag om teruggave van het te veel betaalde bedrag of stel voor dit te verrekenen met een toekomstige factuur. Houd de correspondentie hierover goed bij voor uw administratie.