Zijn dubbele betalingen te voorkomen in een dynamische sector zoals de bouw en installatie?

Het volledig uitsluiten van menselijke fouten is lastig, zeker bij grote projecten en veel leveranciers. Echter, door automatische controles in te richten en periodiek een scan van uw auditfile uit te voeren, verkleint u de kans aanzienlijk. Het helpt ook om duidelijke protocollen voor factuurverwerking op te stellen binnen uw bedrijf.

Hoe lang kan ik een dubbele betaling nog terugvragen van een leverancier in de foodsector?

De termijn waarbinnen u een dubbele betaling kunt terugvorderen, is afhankelijk van de verjaringstermijn die door de wet wordt gesteld. Deze is in de meeste gevallen vijf jaar. Het is aan te raden dit zo snel mogelijk te doen zodra de dubbele betaling is geconstateerd, om discussies en complicaties te voorkomen.

Wat moet ik doen als een leverancier de dubbele betaling niet direct wil terugbetalen?

Begin met een duidelijke communicatie, onderbouwd met bewijs uit uw administratie. Mocht dit geen oplossing bieden, dan kunt u juridisch advies inwinnen. In de meeste gevallen leidt een correcte en tijdige aanlevering van bewijs tot een snelle terugbetaling.

Dubbele betalingen in Boekel

Een veelvoorkomend administratief probleem is de dubbele betaling: eenzelfde inkoopfactuur die twee keer is voldaan. Voor ondernemers in Boekel kan dit geld zijn dat u nog kunt terugvorderen bij uw leverancier.

Start uw gratis scan Bekijk een voorbeeldrapport

Hoe dubbele betalingen ontstaan

Dubbele betalingen ontstaan vaak door menselijke fouten, systeemfouten of onduidelijkheden in de communicatie met leveranciers. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een factuur zowel digitaal als per post binnenkomt, of wanneer een herinnering wordt betaald terwijl de oorspronkelijke factuur al was voldaan. Vooral bij installateurs die veel verschillende materialen inkopen bij diverse toeleveranciers, of bij groothandels met een hoog transactievolume, is de kans hierop aanwezig.

Een ander scenario is een administratieve switch of de implementatie van een nieuw boekhoudpakket. Dergelijke veranderingen kunnen onbedoeld leiden tot het twee keer verwerken van dezelfde inkoop. Dit geld blijft dan bij de leverancier staan, zonder dat u dit direct opmerkt in uw dagelijkse bedrijfsvoering. Het is een sluimerend lek in de financiële huishouding dat u eenvoudig kunt dichten.

Rekenvoorbeeld

Stel, uw bedrijf in Boekel heeft een inkoopfactuur van € 750 betaald voor materialen geleverd door een toeleverancier. Door een administratieve fout wordt diezelfde factuur enkele weken later opnieuw betaald. U heeft dan onbewust € 750 te veel betaald. Dit bedrag is terug te vorderen en kan direct uw liquiditeit verbeteren.

Zo werkt het

U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.

Veelgestelde vragen

Zijn dubbele betalingen te voorkomen in een dynamische sector zoals de bouw en installatie?: Het volledig uitsluiten van menselijke fouten is lastig, zeker bij grote projecten en veel leveranciers. Echter, door automatische controles in te richten en periodiek een scan van uw auditfile uit te voeren, verkleint u de kans aanzienlijk. Het helpt ook om duidelijke protocollen voor factuurverwerking op te stellen binnen uw bedrijf.
Hoe lang kan ik een dubbele betaling nog terugvragen van een leverancier in de foodsector?: De termijn waarbinnen u een dubbele betaling kunt terugvorderen, is afhankelijk van de verjaringstermijn die door de wet wordt gesteld. Deze is in de meeste gevallen vijf jaar. Het is aan te raden dit zo snel mogelijk te doen zodra de dubbele betaling is geconstateerd, om discussies en complicaties te voorkomen.
Wat moet ik doen als een leverancier de dubbele betaling niet direct wil terugbetalen?: Begin met een duidelijke communicatie, onderbouwd met bewijs uit uw administratie. Mocht dit geen oplossing bieden, dan kunt u juridisch advies inwinnen. In de meeste gevallen leidt een correcte en tijdige aanlevering van bewijs tot een snelle terugbetaling.

Andere onderwerpen voor Boekel

Dubbele betalingen in de omgeving van Boekel

Dubbele betalingen in de gemeente Boekel | Alle gemeenten in Noord-Brabant