Dubbele betalingen in Lieshout
Het komt voor dat dezelfde inkoopfactuur tweemaal wordt voldaan, een situatie die snel over het hoofd wordt gezien bij intensieve inkoop in Lieshout. Dit geld kan veelal worden teruggevorderd bij de leverancier.
Herkennen van dubbele betalingen
Dubbele betalingen ontstaan vaak door menselijke fouten of door onvoldoende afstemming tussen verschillende administratieve processen. Vooral in bedrijven met veel inkomende facturen, zoals bij de grotere agrarische bedrijven of bouwbedrijven in en rondom Lieshout, is het risico op dubbele betalingen aanwezig. Een factuur kan bijvoorbeeld tweemaal in het systeem worden ingevoerd of een handmatige overboeking wordt gevolgd door een geautomatiseerde betaling.
De gevolgen van een dubbele betaling zijn direct voelbaar in uw cashflow, al merkt u dit niet altijd direct op. Het is immers geld dat onnodig uw rekening verlaat en daardoor niet beschikbaar is voor andere bedrijfsinvesteringen of operationele kosten. Een systematische controle van de auditfile kan deze onregelmatigheden aan het licht brengen en u helpen om dit geld terug te vorderen.
Rekenvoorbeeld
Stel, uw bouwbedrijf in Lieshout heeft een leverancier voor materialen tweemaal betaald voor een factuur van 1.250 euro. Zonder een diepgaande analyse zou dit bedrag onopgemerkt blijven. Baevo detecteert deze dubbele betaling en u kunt het bedrag van 1.250 euro terugvorderen bij de leverancier, wat direct uw liquiditeit verbetert.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe voorkom ik dubbele betalingen in mijn bedrijf in Laarbeek?
- Het implementeren van een vierogenprincipe bij het goedkeuren van betalingen en het regelmatig controleren van openstaande posten kan dubbele betalingen helpen voorkomen. Digitale systemen met automatische controles voor dubbele factuurnummers kunnen hierbij ook ondersteunen. Een jaarlijkse scan van uw administratie geeft u bovendien een extra vangnet.
- Wat moet ik doen als ik een dubbele betaling heb ontdekt?
- Neem direct contact op met de betreffende leverancier en voorzie hen van de nodige bewijsstukken, zoals de dubbele afschrijvingen en de factuur. Vraag om terugbetaling van het te veel betaalde bedrag of om verrekening met toekomstige facturen. Een snelle reactie vergroot de kans op een soepele afhandeling.
- Zijn dubbele betalingen altijd terug te vorderen?
- In principe wel, aangezien het gaat om onverschuldigde betalingen. De juridische grondslag hiervoor ligt in het ongedaan maken van een onterechte prestatie. Het succes hangt af van de afspraken met uw leverancier en de tijdigheid van uw melding, maar de meeste leveranciers zijn bereid tot correctie bij aantoonbare fouten.
Andere onderwerpen voor Lieshout
Dubbele betalingen in de omgeving van Lieshout
Dubbele betalingen in de gemeente Laarbeek | Alle gemeenten in Noord-Brabant