Dubbele betalingen in Erp
Soms wordt een inkoopfactuur onbedoeld twee keer voldaan, een situatie die onnodig geld kost en uw cashflow beïnvloedt. Baevo helpt ondernemers in Erp dergelijke dubbele betalingen op te sporen, zodat u het te veel betaalde bedrag kunt terugvorderen bij uw leverancier.
Het risico van dubbele betalingen minimaliseren
In drukke periodes of bij complexe administraties, zoals vaak voorkomt bij agrarische of ambachtelijke bedrijven in Erp, kan het gebeuren dat een inkoopfactuur per abuis tweemaal wordt betaald. Dit kan leiden tot onopgemerkt geldverlies en vereist extra inspanning om te corrigeren. Het systematisch controleren van uitgaande betalingen is daarom een cruciaal onderdeel van een gezonde financiële administratie.
Een geautomatiseerde analyse van uw auditfile biedt een uitkomst. Het systeem controleert alle factuurgegevens en betalingen, en signaleert automatisch eventuele dubbele posten. Dit stelt u in staat om snel en gericht actie te ondernemen, door contact op te nemen met de betreffende leverancier. Zo voorkomt u dat onnodig geld bij leveranciers blijft staan en houdt u de controle over uw uitgaven.
Rekenvoorbeeld
Stel, uw bedrijf in Erp heeft per ongeluk een factuur van 1.250 euro voor levering van bouwmaterialen tweemaal betaald. Zonder een grondige analyse zou dit onopgemerkt kunnen blijven, waardoor u onnodig 1.250 euro minder liquide middelen heeft die u elders nuttiger had kunnen besteden.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe weet ik zeker dat een betaling daadwerkelijk dubbel is gedaan en niet per ongeluk een andere factuur betreft?
- De analyse kijkt naar unieke factuurkenmerken zoals factuurnummer, bedrag en leverancier om een match te maken. Bovendien kunt u zelf de geconstateerde dubbele betalingen controleren met de originele facturen en bankafschriften voordat u contact opneemt met de leverancier.
- Welke stappen moet ik nemen als Baevo een dubbele betaling signaleert?
- Wanneer Baevo een dubbele betaling signaleert, ontvangt u een gedetailleerd overzicht. U controleert deze bevindingen met uw eigen administratie. Vervolgens neemt u contact op met de leverancier om het te veel betaalde bedrag terug te vorderen of te verrekenen met toekomstige facturen.
- Heeft het zin om te zoeken naar dubbele betalingen als mijn administratie al goed georganiseerd is?
- Zelfs met een goed georganiseerde administratie kunnen menselijke fouten of systeemfouten optreden, vooral bij een groot volume aan transacties. Een onafhankelijke scan biedt een extra zekerheid en kan ook kleine bedragen opsporen die opgeteld toch een significant bedrag vormen.
Andere onderwerpen voor Erp
Dubbele betalingen in de omgeving van Erp
Dubbele betalingen in de gemeente Meierijstad | Alle gemeenten in Noord-Brabant