Dubbele betalingen in Aalten
Dubbele betalingen aan leveranciers komen vaker voor dan u denkt. Wij helpen ondernemers in Aalten dergelijke onterechte uitgaven op te sporen en terug te vorderen, zodat uw geld weer op uw eigen rekening komt.
Hoe dubbele betalingen ontstaan en wat u eraan kunt doen
Ondernemers in Aalten werken dagelijks met een veelheid aan inkoopfacturen en betalingen. Zeker bij installateurs en groothandels, waar grote volumes en diverse leveranciers de norm zijn, kan een inkoopfactuur ongemerkt twee keer worden voldaan. Dit gebeurt vaak door foutieve handelingen, zoals het niet tijdig markeren van een factuur als betaald, of wanneer er meerdere personen betrokken zijn bij het fiatterings- en betalingsproces. Zonder een systematische controle blijven deze dubbele uitgaven vaak onopgemerkt en bij de leverancier staan.
De auditfile van uw boekhoudpakket bevat alle transactiegegevens, inclusief unieke factuurnummers en betalingsdata. Door deze gegevens te analyseren, kan Baevo patronen en afwijkingen herkennen die wijzen op dubbele betalingen. U krijgt een overzicht van de potentieel dubbel betaalde facturen, inclusief de leverancier en het betreffende bedrag. Dit stelt u in staat om gericht contact op te nemen met uw leverancier en het te veel betaalde bedrag terug te vorderen, wat een directe impact heeft op uw cashflow.
Rekenvoorbeeld
Stelt u zich voor dat uw familiebedrijf in Aalten, gespecialiseerd in de detailhandel, per ongeluk een inkoopfactuur van € 750,00 voor een partij goederen twee keer heeft betaald. Dit bedrag blijft ongemerkt bij uw leverancier staan, tenzij u dit zelf actief opspoort. Baevo spoort dit voor u op en toont u precies welke € 750,00 u kunt terugvorderen, zonder dat u handmatig door uw bankafschriften hoeft te bladeren.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Is het niet de verantwoordelijkheid van mijn leverancier om een dubbele betaling terug te storten?
- Uw leverancier heeft mogelijk niet direct door dat er dubbel is betaald, vooral als er grote aantallen transacties plaatsvinden. Het is uw verantwoordelijkheid om uw eigen administratie nauwkeurig te controleren en onjuistheden te signaleren. Wanneer u de dubbele betaling aantoont, zal de leverancier dit in de meeste gevallen wel corrigeren. Baevo helpt u om deze bewijslast snel en accuraat te verzamelen uit uw auditfile.
- Kan ik een dubbele betaling zelf controleren in mijn boekhoudprogramma?
- Sommige boekhoudprogramma's bieden beperkte mogelijkheden om dubbele facturen te signaleren, vaak gebaseerd op exact gelijke factuurnummers en bedragen. De analyse van Baevo gaat dieper, door ook afwijkingen te signaleren bij bijvoorbeeld licht afwijkende omschrijvingen of verschillende betalingsdata, maar wel gekoppeld aan dezelfde onderliggende transactie. Dit biedt een completer beeld dan handmatige controles of standaardrapporten.
- Wat als de dubbele betaling al langer geleden heeft plaatsgevonden, kan ik het dan nog terugkrijgen?
- De mogelijkheid om bedragen terug te vorderen is afhankelijk van de verjaringstermijnen die in de wet zijn vastgelegd. In Nederland is de algemene verjaringstermijn voor vorderingen vijf jaar, gerekend vanaf de dag dat de vordering opeisbaar is geworden. Dit betekent dat ook oudere dubbele betalingen nog steeds terug te vorderen kunnen zijn, afhankelijk van de specifieke situatie en afspraken met de leverancier.
Andere onderwerpen voor Aalten
Dubbele betalingen in de omgeving van Aalten
Dubbele betalingen in de gemeente Aalten | Alle gemeenten in Gelderland