Dubbele betalingen in Terneuzen
Dubbele betalingen, waarbij dezelfde inkoopfactuur tweemaal is voldaan, zijn een veelvoorkomende administratieve fout. Deze onopgemerkte uitgaven kunnen aanzienlijke bedragen vormen die u kunt terugvorderen bij uw leveranciers in Terneuzen.
Hoe dubbele betalingen ontstaan
Binnen de dynamische bedrijfsvoering in Terneuzen kunnen dubbele betalingen op verschillende manieren ontstaan. Denk hierbij aan menselijke invoerfouten, verwarring bij het verwerken van facturen van dezelfde leverancier, of onduidelijkheid in de communicatie tussen afdelingen. Het is een risico dat zowel kleine als grotere bedrijven lopen, ongeacht de sector.
De gevolgen van dubbele betalingen zijn direct financieel merkbaar. Het geld dat onterecht is overgemaakt, ontbreekt in uw bedrijfskapitaal. Het handmatig opsporen van deze fouten in een omvangrijke administratie, zoals die van een maritiem bedrijf of een agrarische onderneming, is vaak inefficiënt en kostbaar, zeker als het om kleine, verspreide bedragen gaat.
Rekenvoorbeeld
Stelt u zich voor dat uw bedrijf in Terneuzen over een jaar tijd vijf keer een factuur van 450 euro dubbel heeft betaald, en nog eens drie keer een factuur van 1.200 euro. Het totale bedrag dat onopgemerkt is blijven liggen, bedraagt dan 5 x €450 + 3 x €1.200 = €2.250 + €3.600 = €5.850. Dit geld is direct terug te vorderen bij uw leveranciers.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Is het terugvorderen van dubbele betalingen altijd mogelijk, ook bij oudere facturen?
- De mogelijkheid tot terugvordering hangt af van de overeenkomst met uw leverancier en de wettelijke verjaringstermijnen. Over het algemeen heeft u ruime tijd om onverschuldigd betaalde bedragen terug te vragen. Het is raadzaam dit zo snel mogelijk te doen nadat de fout is geconstateerd, om discussie te voorkomen.
- Kan ik na de analyse zelf contact opnemen met de leverancier, of moet dit via Baevo?
- U bent volledig vrij in de keuze hoe u met de leveranciers communiceert. Baevo levert u een overzicht van de geconstateerde dubbele betalingen en de bewijslast. U kunt vervolgens zelf de leveranciers benaderen voor terugbetaling of verrekening.
- Worden dubbele betalingen altijd volledig terugbetaald of wordt dit verrekend met nieuwe facturen?
- Beide opties zijn gangbaar en afhankelijk van uw afspraken met de leverancier. Veelal wordt het bedrag verrekend met toekomstige facturen, wat een efficiënte oplossing is. Directe terugbetaling is ook mogelijk, vooral bij grotere bedragen of wanneer er geen toekomstige transacties worden verwacht.
Andere onderwerpen voor Terneuzen
Dubbele betalingen in de omgeving van Terneuzen
Dubbele betalingen in de gemeente Terneuzen | Alle gemeenten in Zeeland