Dubbele betalingen in Nieuwpoort
Het komt vaker voor dan u denkt: een inkoopfactuur die per ongeluk twee keer wordt voldaan. Voor ondernemers in Nieuwpoort betekent dit geld dat onnodig bij een leverancier staat en teruggevorderd kan worden.
Hoe dubbele betalingen ontstaan
Ondanks zorgvuldige procedures kan het in de dagelijkse praktijk van een bedrijf in Nieuwpoort gebeuren dat een inkoopfactuur tweemaal wordt betaald. Dit kan diverse oorzaken hebben, zoals een menselijke fout bij handmatige verwerking, het opnieuw aanbieden van een factuur door de leverancier bij een systeemfout, of onduidelijkheid in de communicatie tussen afdelingen of medewerkers. Deze dubbele betalingen zijn vaak moeilijk te traceren zonder een systematische controle.
Het detecteren van deze dubbele betalingen is cruciaal, want het gaat om geld dat feitelijk aan uw vermogen is onttrokken en waar u recht op heeft. Zeker voor de kleinere ondernemingen en zzp'ers met personeel in Nieuwpoort, waar de marges soms krapper zijn, is elke onterechte uitgave van belang. Baevo helpt u deze onopgemerkte betalingen te identificeren, zodat u ze actief kunt terugvorderen bij de desbetreffende leverancier.
Rekenvoorbeeld
Stelt u zich voor dat uw bedrijf uit Nieuwpoort een leverancier heeft die een factuur van 1.210 euro (inclusief btw) tweemaal incasseert wegens een administratieve storing. Zonder specifieke controle valt dit mogelijk niet direct op in de stroom van dagelijkse transacties. Het dubbel betaalde bedrag van 1.210 euro blijft dan onnodig bij de leverancier staan, terwijl u dit kapitaal beter in uw eigen bedrijf kunt inzetten voor investeringen of als liquide middelen.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe weet ik zeker dat een factuur dubbel is betaald en het geen retourzending betreft?
- Onze analyse van de auditfile spoort transacties op die identiek zijn qua factuurnummer, bedrag, datum en leverancier, of die in een zeer kort tijdsbestek identiek zijn. Wanneer dergelijke patronen worden gevonden, controleren wij met u of er een logische verklaring is, zoals een retourzending met een creditnota, of dat het daadwerkelijk een dubbele betaling betreft die u kunt terugvorderen.
- Is het niet ongemakkelijk om een leverancier te benaderen over een dubbele betaling?
- De meeste leveranciers zijn correct en begrijpen dat menselijke of systeemfouten kunnen optreden. Met een helder overzicht van de dubbele betalingen, inclusief de betreffende facturen en bankafschriften, kunt u de situatie objectief voorleggen. Vaak volgt een snelle correctie. Het is zakelijk en zorgvuldig om dergelijke fouten te corrigeren, wat de relatie op lange termijn vaak ten goede komt.
- Hoe ver terug in de tijd kan Baevo dubbele betalingen opsporen?
- Wij kunnen de auditfile van meerdere jaren analyseren, afhankelijk van hoe ver uw boekhoudpakket teruggaat en welke periode u wenst te laten controleren. Doorgaans is het efficiënt om de meest recente boekjaren te controleren. De wet bepaalt wel een maximale periode waarbinnen u vorderingen kunt indienen, dus het is verstandig om hier tijdig naar te kijken.
Andere onderwerpen voor Nieuwpoort
Dubbele betalingen in de omgeving van Nieuwpoort
Dubbele betalingen in de gemeente Molenlanden | Alle gemeenten in Zuid-Holland