Kan een dubbele betaling ook voorkomen bij kleinere factuurbedragen?

Ja, dubbele betalingen zijn niet gebonden aan een specifiek factuurbedrag. Ze kunnen net zo goed voorkomen bij kleine inkoopfacturen voor bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden als bij grotere leveringen. De optelsom van vele kleine dubbele betalingen kan over een jaar een aanzienlijk bedrag vormen dat u kunt terugvorderen.

Hoe weet ik zeker dat een factuur dubbel betaald is en niet twee keer voor een aparte levering was?

Een gedegen analyse van uw auditfile controleert niet alleen op identieke bedragen en leveranciers, maar ook op unieke factuurnummers of referentiecodes. Als dezelfde factuur met exact hetzelfde nummer twee keer is verwerkt en betaald, is er sprake van een dubbele betaling. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als een crediteur een herinnering stuurt die als nieuwe factuur wordt ingeboekt.

Is het lastig om een dubbele betaling terug te vorderen van een leverancier?

In principe niet. Zodra u een duidelijke onderbouwing heeft van de dubbele betaling, staat uw leverancier vaak open voor correctie. Het is in het belang van de relatie om dit correct af te handelen. Een helder overzicht van de gemaakte fout ondersteunt uw verzoek, en voorkomt discussie over de terugbetaling.

Dubbele betalingen in Maarheeze

Dubbele betalingen vormen een onzichtbare geldstroom die uw onderneming in Maarheeze onnodig belast. Het gaat hierbij om dezelfde inkoopfactuur die per abuis twee keer is voldaan, en die u bij uw leverancier kunt terugvorderen.

Start uw gratis scan Bekijk een voorbeeldrapport

Hoe dubbele betalingen ontstaan in uw administratie

Binnen ondernemingen in Maarheeze, variërend van groothandels tot installatiebedrijven, kunnen dubbele betalingen op diverse manieren ontstaan. Dit kan het gevolg zijn van systeemfouten, handmatige invoerfouten of onduidelijkheden in communicatie tussen afdelingen. Bij een hoog volume aan transacties, zoals vaak voorkomt in de bouw- of installatiesector, is de kans op dergelijke fouten groter dan men verwacht. Het is een sluipend probleem dat zonder specifieke controle zelden aan het licht komt.

Het detecteren van dubbele betalingen vereist een grondige analyse van uw transactiegegevens. Veel boekhoudsoftware biedt beperkte functionaliteit om deze specifieke fouten op te sporen. Hierdoor blijven deze onopgemerkt, tenzij een gerichte controle wordt uitgevoerd. Het is belangrijk te beseffen dat elke dubbele betaling direct impact heeft op uw cashflow en dus op de liquiditeit van uw bedrijf.

Rekenvoorbeeld

Stel dat uw installatiebedrijf in Maarheeze maandelijks twintig facturen twee keer betaalt, elk met een gemiddelde waarde van € 250. Over een jaar betekent dit een bedrag van € 60.000 dat onnodig aan uw leveranciers is voldaan, terwijl dit geld elders beter kon worden ingezet.

Zo werkt het

U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.

Veelgestelde vragen

Kan een dubbele betaling ook voorkomen bij kleinere factuurbedragen?: Ja, dubbele betalingen zijn niet gebonden aan een specifiek factuurbedrag. Ze kunnen net zo goed voorkomen bij kleine inkoopfacturen voor bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden als bij grotere leveringen. De optelsom van vele kleine dubbele betalingen kan over een jaar een aanzienlijk bedrag vormen dat u kunt terugvorderen.
Hoe weet ik zeker dat een factuur dubbel betaald is en niet twee keer voor een aparte levering was?: Een gedegen analyse van uw auditfile controleert niet alleen op identieke bedragen en leveranciers, maar ook op unieke factuurnummers of referentiecodes. Als dezelfde factuur met exact hetzelfde nummer twee keer is verwerkt en betaald, is er sprake van een dubbele betaling. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als een crediteur een herinnering stuurt die als nieuwe factuur wordt ingeboekt.
Is het lastig om een dubbele betaling terug te vorderen van een leverancier?: In principe niet. Zodra u een duidelijke onderbouwing heeft van de dubbele betaling, staat uw leverancier vaak open voor correctie. Het is in het belang van de relatie om dit correct af te handelen. Een helder overzicht van de gemaakte fout ondersteunt uw verzoek, en voorkomt discussie over de terugbetaling.

Andere onderwerpen voor Maarheeze

Dubbele betalingen in de omgeving van Maarheeze

Dubbele betalingen in de gemeente Cranendonck | Alle gemeenten in Noord-Brabant