Dubbele betalingen in Hattem
Soms wordt dezelfde inkoopfactuur ongemerkt tweemaal voldaan, een situatie die vaker voorkomt dan u denkt bij ondernemers in Hattem. Dit geld kunt u doorgaans bij uw leverancier terugvorderen.
Hoe dubbele betalingen ontstaan en op te sporen zijn
Dubbele betalingen kunnen op diverse manieren ontstaan binnen uw administratie. Denk aan identieke factuurnummers, of facturen die door verschillende afdelingen of medewerkers onafhankelijk van elkaar worden verwerkt. Ook bij wijzigingen in uw boekhoudpakket of bij de implementatie van nieuwe procedures kan een extra betaling per abuis plaatsvinden. Het handmatig opsporen van deze fouten is tijdrovend en vaak ondoenlijk, zeker bij grote administraties.
Een geautomatiseerde analyse van uw auditfile scant op patronen die duiden op dubbele betalingen. Hierbij wordt niet alleen gelet op exact gelijke bedragen en factuurnummers, maar ook op nagenoeg identieke transacties die bijvoorbeeld op verschillende data zijn geboekt. Deze methode biedt een objectieve en volledige controle van uw administratie, zonder dat u er zelf diepgaande handelingen voor hoeft te verrichten.
Rekenvoorbeeld
Stel dat uw installatiebedrijf in Hattem een leverancier van sanitair tweemaal betaalt voor een factuur van 1.250 euro. Dit bedrag blijft ongemerkt in de administratie van de leverancier staan totdat u het terugvordert. Jaarlijks kan een dergelijke analyse meerdere van deze posten aan het licht brengen, waardoor u duizenden euro's bespaart die anders ongebruikt zouden blijven liggen.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Mijn boekhoudpakket geeft aan dat alle betalingen uniek zijn. Hoe kan het dat er toch dubbele betalingen kunnen optreden?
- De controlefuncties van veel boekhoudpakketten zijn gericht op het voorkomen van fouten bij de invoer van nieuwe facturen, bijvoorbeeld door te waarschuwen voor dubbele factuurnummers. Echter, ze zijn minder effectief in het opsporen van situaties waarbij eenzelfde factuur, mogelijk met een licht afwijkende omschrijving of op een ander moment, opnieuw wordt ingeboerd en betaald. De analyse van de auditfile kijkt dieper en combineert verschillende parameters om dit soort afwijkingen te detecteren.
- Wat moet ik doen als er een dubbele betaling wordt gevonden? Hoe krijg ik mijn geld terug?
- Zodra een dubbele betaling is geïdentificeerd, ontvangt u een gedetailleerd rapport met alle relevante informatie, zoals factuurnummer, leverancier, datum en bedrag. Met deze gegevens kunt u rechtstreeks contact opnemen met de betreffende leverancier. De meeste leveranciers zijn bereid het te veel betaalde bedrag terug te storten of te verrekenen met toekomstige facturen, mits u de benodigde bewijsstukken kunt aanleveren.
- Is dit proces veilig en wordt mijn privacy gewaarborgd als ik mijn auditfile laat analyseren?
- De analyse van uw auditfile gebeurt volledig geautomatiseerd, waarbij alleen de financiële transactiegegevens worden geëvalueerd. Persoonlijke informatie van medewerkers of klanten wordt hierbij niet ingezien of opgeslagen. Wij werken met strikte beveiligingsprotocollen om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen, conform de geldende privacywetgeving.
Andere onderwerpen voor Hattem
Dubbele betalingen in de omgeving van Hattem
Dubbele betalingen in de gemeente Hattem | Alle gemeenten in Gelderland