Hoe weet ik zeker dat het om een dubbele betaling gaat en niet om twee aparte transacties?

Onze analyse identificeert niet alleen twee gelijke bedragen, maar controleert ook op overeenkomstige factuurnummers, leveranciersgegevens en transactiedata. Dit vermindert de kans op een valse positieve identificatie. Wij leveren een rapportage waarin de potentiële dubbele betalingen duidelijk worden gespecificeerd, zodat u de details zelf kunt controleren en verifiëren met uw eigen administratie en die van de leverancier.

Wat moet ik doen als ik een dubbele betaling ontdek via jullie analyse?

Wanneer onze analyse een dubbele betaling signaleert, ontvangt u hiervan een melding met de relevante transactiegegevens. U kunt dan contact opnemen met uw leverancier en de situatie voorleggen. Vaak volstaat het om de bewijzen van de dubbele betaling te tonen, waarna de leverancier het te veel betaalde bedrag aan u terugstort of verrekent met een volgende factuur. Wij adviseren u om de communicatie hierover schriftelijk vast te leggen voor uw eigen administratie.

Is het pijnlijk voor de relatie met mijn leverancier als ik een dubbele betaling terugvraag?

Over het algemeen niet. Fouten kunnen in elke administratie voorkomen, ook bij uw leveranciers. Het is een gangbare praktijk om dergelijke correcties te maken. Een goede zakelijke relatie is gebaseerd op wederzijds respect en correctheid. Door het op een feitelijke en zakelijke manier aan te pakken, zal de leverancier dit begrijpen en het te veel betaalde bedrag corrigeren. Open communicatie is hierbij van belang.

Dubbele betalingen in Geertruidenberg

Dubbele betalingen kunnen ongemerkt tot extra kosten leiden voor ondernemers in Geertruidenberg. Het is mogelijk dat eenzelfde inkoopfactuur tweemaal is voldaan, waardoor u recht heeft op teruggave van het te veel betaalde bedrag bij uw leverancier.

Start uw gratis scan Bekijk een voorbeeldrapport

Hoe dubbele betalingen ontstaan

In een drukke bedrijfsomgeving, zoals die van een groothandel of een installatiebedrijf in Geertruidenberg, kunnen processen soms onder druk staan. Er kunnen dan per ongeluk dubbele betalingen ontstaan. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer een factuur zowel handmatig als via een automatisch systeem wordt verwerkt, of wanneer de factuur meerdere keren wordt ingediend door de leverancier en beide keren wordt voldaan. Ook bij snelle opvolging van projecten of inkooporders kan het voorkomen dat dezelfde post twee keer in de betalingen terechtkomt.

Het opsporen van dubbele betalingen kan handmatig veel tijd kosten, vooral bij een groot aantal transacties of complexe projectadministraties. Een analyse van uw auditfile kan deze afwijkingen efficiënt identificeren. Wanneer u hiervan op de hoogte bent, kunt u direct actie ondernemen om het te veel betaalde geld terug te vorderen bij de betreffende leverancier. Dit zorgt voor een correcte weergave van uw uitgaven en voorkomt dat u onnodig kapitaal mist.

Rekenvoorbeeld

Stel, uw bedrijf in Geertruidenberg heeft een leverancier voor bouwmaterialen. Door een administratieve fout wordt een factuur van 1.250 euro twee keer betaald. Zonder een analyse van de auditfile zou dit bedrag onopgemerkt kunnen blijven en blijft 1.250 euro onterecht bij de leverancier staan.

Zo werkt het

U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik zeker dat het om een dubbele betaling gaat en niet om twee aparte transacties?: Onze analyse identificeert niet alleen twee gelijke bedragen, maar controleert ook op overeenkomstige factuurnummers, leveranciersgegevens en transactiedata. Dit vermindert de kans op een valse positieve identificatie. Wij leveren een rapportage waarin de potentiële dubbele betalingen duidelijk worden gespecificeerd, zodat u de details zelf kunt controleren en verifiëren met uw eigen administratie en die van de leverancier.
Wat moet ik doen als ik een dubbele betaling ontdek via jullie analyse?: Wanneer onze analyse een dubbele betaling signaleert, ontvangt u hiervan een melding met de relevante transactiegegevens. U kunt dan contact opnemen met uw leverancier en de situatie voorleggen. Vaak volstaat het om de bewijzen van de dubbele betaling te tonen, waarna de leverancier het te veel betaalde bedrag aan u terugstort of verrekent met een volgende factuur. Wij adviseren u om de communicatie hierover schriftelijk vast te leggen voor uw eigen administratie.
Is het pijnlijk voor de relatie met mijn leverancier als ik een dubbele betaling terugvraag?: Over het algemeen niet. Fouten kunnen in elke administratie voorkomen, ook bij uw leveranciers. Het is een gangbare praktijk om dergelijke correcties te maken. Een goede zakelijke relatie is gebaseerd op wederzijds respect en correctheid. Door het op een feitelijke en zakelijke manier aan te pakken, zal de leverancier dit begrijpen en het te veel betaalde bedrag corrigeren. Open communicatie is hierbij van belang.

Andere onderwerpen voor Geertruidenberg

Dubbele betalingen in de omgeving van Geertruidenberg

Dubbele betalingen in de gemeente Geertruidenberg | Alle gemeenten in Noord-Brabant