Dubbele betalingen in Eersel
Binnen de administratie van een Eerselse ondernemer kunnen ongemerkt dubbele betalingen voorkomen. Baevo spoort deze aan de hand van uw auditfile op, zodat u het te veel betaalde bedrag bij uw leverancier kunt terugvorderen.
Hoe dubbele betalingen ontstaan en wat u eraan kunt doen
Dubbele betalingen ontstaan vaak door menselijke fouten, zoals het tweemaal invoeren van dezelfde factuur, of door systeemfouten. Bijvoorbeeld, wanneer een factuur handmatig én via een automatische bankkoppeling wordt verwerkt. Ondernemers in Eersel, waaronder de installateurs en groothandels, verwerken dagelijks veel inkoopfacturen, wat de kans op dergelijke fouten vergroot. Het handmatig controleren van elke transactie op dubbele invoer is een tijdrovende klus.
De analyse van uw auditfile identificeert exact welke facturen tweemaal zijn betaald. U ontvangt een gedetailleerd overzicht met de betrokken leveranciers, factuurnummers en bedragen. Met deze informatie kunt u direct contact opnemen met de betreffende leveranciers om de te veel betaalde bedragen terug te vorderen. Dit proces leidt tot een directe verbetering van uw cashflow zonder dat u hier veel inspanning voor hoeft te leveren.
Rekenvoorbeeld
Stel, uw installatiebedrijf in Eersel heeft in het afgelopen boekjaar twee facturen van 1.250 euro per stuk dubbel betaald aan een leverancier van materialen. De kans is groot dat deze fouten onopgemerkt blijven in uw reguliere administratie. Met een analyse van uw auditfile worden deze 2.500 euro snel en concreet zichtbaar, waardoor u dit bedrag direct kunt terugvorderen en aanwenden voor uw bedrijfsvoering.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe weet ik zeker dat een betaling daadwerkelijk dubbel is gedaan en niet bijvoorbeeld een voorschot betreft?
- Onze analyse zoekt naar exacte overeenkomsten in factuurnummer, bedrag en leverancier. Daarnaast adviseren wij u altijd om de bevindingen te verifiëren met uw eigen administratie en contact op te nemen met de leverancier. Het systeem markeert verdachte transacties, maar de uiteindelijke bevestiging ligt bij de oorspronkelijke documentatie en uw contactpersoon.
- Wat gebeurt er als een leverancier niet wil meewerken aan terugbetaling?
- De meeste leveranciers zullen meewerken aan een correctie, aangezien de dubbele betaling aantoonbaar is. Mocht een leverancier toch niet willen meewerken, dan kunt u de informatie gebruiken als bewijs. Het is raadzaam om duidelijke afspraken te maken en eventueel een schriftelijke communicatie te starten om uw claim te onderbouwen.
- Is dit van toepassing op alle typen inkoopfacturen, ook voor kleine bedragen?
- Ja, de analyse spoort dubbele betalingen op ongeacht de hoogte van het bedrag of het type inkoopfactuur. Van kleine kantoorartikelen tot grote inkoop van bouwmaterialen, elke dubbele betaling wordt gedetecteerd. Het cumuleren van kleine dubbele betalingen kan over een jaar gezien een aanzienlijk bedrag vormen.
Andere onderwerpen voor Eersel
Dubbele betalingen in de omgeving van Eersel
Dubbele betalingen in de gemeente Eersel | Alle gemeenten in Noord-Brabant