Dubbele betalingen in 's-Gravenpolder
Een inkoopfactuur kan per ongeluk twee keer worden betaald, een situatie die vaker voorkomt dan men denkt. Voor ondernemers in 's-Gravenpolder is het terugvorderen van deze dubbele betalingen bij de leverancier een directe manier om kapitaal te herwinnen.
Het risico van dubbele betalingen
In drukke perioden, die voor agrarische bedrijven in 's-Gravenpolder bijvoorbeeld kunnen samenvallen met oogsttijden, of bij snel opvolgende bouwprojecten, kan het voorkomen dat een inkoopfactuur per ongeluk twee keer wordt voldaan. Dit gebeurt vaak door menselijke fouten, een geautomatiseerd systeem dat niet adequaat controleert, of onduidelijke administratieve processen. Het gevolg is dat uw bedrijf onnodig geld uitgeeft.
Het opsporen van deze dubbele betalingen kan handmatig veel tijd en inspanning kosten. Baevo analyseert uw auditfile om deze posten systematisch te identificeren. Zodra een dubbele betaling is vastgesteld, kunt u proactief actie ondernemen richting uw leverancier om het bedrag terug te vorderen en zo uw liquiditeit te verbeteren.
Rekenvoorbeeld
Stel, uw bouwbedrijf heeft twee keer een factuur van 850 euro betaald voor specifieke materialen die nodig waren voor een project. Deze 850 euro stond ongemerkt dubbel geboekt. Door dit te ontdekken en terug te vorderen, bespaart u dit bedrag direct op uw uitgaven. Dit is een concreet voorbeeld van geld dat u terug kunt halen naar uw onderneming.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe voorkom ik dubbele betalingen in de toekomst?
- U kunt het risico op dubbele betalingen verminderen door heldere procedures voor factuurverwerking op te stellen, zoals een 'vier-ogen-principe' of het gebruik van geautomatiseerde systemen die controleren op unieke factuurnummers. Regelmatige controles van uw crediteurenadministratie helpen ook om eventuele fouten tijdig te signaleren. Baevo helpt u bij het opsporen van reeds gemaakte fouten, zodat u daarvan kunt leren voor uw toekomstige processen.
- Wat moet ik doen als Baevo een dubbele betaling vindt?
- Wanneer Baevo een dubbele betaling in uw auditfile identificeert, ontvangt u een gedetailleerd overzicht van deze transactie. Met deze informatie kunt u direct contact opnemen met de betreffende leverancier om het onterecht betaalde bedrag terug te vorderen. Het overzicht verschaft u de benodigde bewijslast om dit proces soepel te laten verlopen.
- Geldt dit ook voor kleinere bedragen of alleen voor grote posten?
- Baevo identificeert alle dubbele betalingen, ongeacht de hoogte van het bedrag. Ook kleinere bedragen kunnen zich opstapelen tot een aanzienlijke som. Voor agrarische en ambachtelijke ondernemers in 's-Gravenpolder is het belangrijk om ook deze 'kleinere' posten te traceren, aangezien elke besparing telt. Het systeem kijkt naar de structuur en niet naar de waarde.
Andere onderwerpen voor 's-Gravenpolder
Dubbele betalingen in de omgeving van 's-Gravenpolder
Dubbele betalingen in de gemeente Borsele | Alle gemeenten in Zeeland