Hoe weet ik zeker dat een betaling echt dubbel is?

De analyse wijst facturen aan die op alle belangrijke punten overeenkomen, zoals leverancier, bedrag en factuurnummer. U dient altijd zelf te controleren of het daadwerkelijk om een dubbele betaling gaat, voordat u contact opneemt met de leverancier. Soms zijn er legitieme redenen voor twee gelijke afschrijvingen.

Wat doe ik als ik een dubbele betaling vind?

U neemt contact op met de betreffende leverancier en legt de situatie uit, vaak onderbouwd met uw betalingsbewijzen. Leveranciers zijn doorgaans bereid om dit bedrag terug te betalen of te verrekenen met toekomstige facturen. Dit proces kan soepel verlopen wanneer u de juiste documentatie bij de hand heeft.

Komt dit vaak voor bij bedrijven in de techniek of groothandel?

Ja, in sectoren met veel inkoop en een hoog transactievolume, zoals techniek, installatie en groothandel, is de kans op dubbele betalingen statistisch hoger. De snelheid en omvang van de administratie maken handmatige controle moeilijk, waardoor fouten onopgemerkt kunnen blijven. Geautomatiseerde controles zijn daarom waardevol.

Dubbele betalingen in Nieuwkoop

Dubbele betalingen kunnen onopgemerkt blijven in uw administratie, vooral bij een groot aantal inkoopfacturen. Deze overbodige uitgaven, dezelfde inkoopfactuur die twee keer is voldaan, kunt u terugvorderen bij de leverancier voor ondernemers in Nieuwkoop.

Start uw gratis scan Bekijk een voorbeeldrapport

Detecteren van dubbele betalingen in de auditfile

In een omgeving waar veel wordt ingekocht, zoals bij de groothandels en installateurs in Nieuwkoop, is de kans op dubbele betalingen aanwezig. Dit gebeurt wanneer dezelfde inkoopfactuur onbedoeld twee keer wordt verwerkt en betaald. Vaak ontstaat dit door een foutieve invoer, een duplicatie in het systeem of een miscommunicatie binnen de organisatie. De leverancier ontvangt dan tweemaal geld voor dezelfde geleverde dienst of product.

Het handmatig controleren van alle inkoopfacturen op dubbele betalingen is zeer arbeidsintensief en foutgevoelig. Een analyse van uw auditfile kan deze dubbele posten automatisch identificeren. Deze analyse zoekt naar facturen met dezelfde kenmerken, zoals factuurnummer, bedrag en leverancier, die op verschillende data zijn betaald. Dit levert u een overzicht op van potentiële dubbele betalingen, inclusief de leverancier en het bedrag.

Rekenvoorbeeld

Stel, uw bedrijf in Nieuwkoop heeft in het afgelopen jaar per ongeluk vijf inkoopfacturen dubbel betaald, variërend van €250 tot €750. Dit kan oplopen tot een totaal van bijvoorbeeld €2.500. Dit bedrag is onnodig aan leveranciers betaald en had anders ingezet kunnen worden voor investeringen of werkkapitaal.

Zo werkt het

U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik zeker dat een betaling echt dubbel is?: De analyse wijst facturen aan die op alle belangrijke punten overeenkomen, zoals leverancier, bedrag en factuurnummer. U dient altijd zelf te controleren of het daadwerkelijk om een dubbele betaling gaat, voordat u contact opneemt met de leverancier. Soms zijn er legitieme redenen voor twee gelijke afschrijvingen.
Wat doe ik als ik een dubbele betaling vind?: U neemt contact op met de betreffende leverancier en legt de situatie uit, vaak onderbouwd met uw betalingsbewijzen. Leveranciers zijn doorgaans bereid om dit bedrag terug te betalen of te verrekenen met toekomstige facturen. Dit proces kan soepel verlopen wanneer u de juiste documentatie bij de hand heeft.
Komt dit vaak voor bij bedrijven in de techniek of groothandel?: Ja, in sectoren met veel inkoop en een hoog transactievolume, zoals techniek, installatie en groothandel, is de kans op dubbele betalingen statistisch hoger. De snelheid en omvang van de administratie maken handmatige controle moeilijk, waardoor fouten onopgemerkt kunnen blijven. Geautomatiseerde controles zijn daarom waardevol.

Andere onderwerpen voor Nieuwkoop

Dubbele betalingen in de omgeving van Nieuwkoop

Dubbele betalingen in de gemeente Nieuwkoop | Alle gemeenten in Zuid-Holland