Dubbele betalingen in Lelystad
Een veelvoorkomend probleem voor ondernemers in Lelystad is de dubbele betaling van inkoopfacturen. Dit kan leiden tot onnodige financiële lekken die u direct kunt terugvorderen bij de leverancier.
Oorzaak van dubbele betalingen
Dubbele betalingen ontstaan vaak door procesfouten, handmatige handelingen of systeemfouten in drukke periodes. Ondernemingen in de bouwsector van Lelystad, met veel projectadministratie en diverse leveranciers, zijn hier bijvoorbeeld gevoelig voor. Het komt voor dat dezelfde factuur via verschillende kanalen wordt ingediend en geboekt, of dat een herinnering wordt betaald terwijl de oorspronkelijke factuur al voldaan was. Deze fouten zijn moeilijk handmatig te detecteren als de volumes hoog zijn.
De gevolgen van een dubbele betaling zijn direct voelbaar: u heeft geld uitgegeven dat niet nodig was, en dat geld staat nu ongemerkt bij uw leverancier. Dit is kapitaal dat u had kunnen aanwenden voor investeringen, zoals nieuwe machines voor een agrarisch bedrijf in de Flevopolder of uitbreiding van een handelsonderneming. Het actief opsporen van deze dubbele betalingen is daarom een belangrijke stap in het optimaliseren van uw kasstroom.
Rekenvoorbeeld
Stelt u zich voor dat uw bouwbedrijf in Lelystad in één jaar tijd twee leveranciersfacturen van elk € 750 dubbel heeft betaald. Daarnaast blijkt een levering van € 300, bestemd voor een agrarisch project, tweemaal betaald te zijn door een administratieve miscommunicatie. Dit betekent dat u op jaarbasis € 1.800 aan de zijlijn heeft laten liggen, een bedrag dat u had kunnen investeren of gebruiken voor andere bedrijfsbehoeften.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe weet ik zeker dat een betaling echt dubbel was en niet om een andere reden?
- Onze analyse identificeert betalingen met exact dezelfde kenmerken, zoals bedrag, leverancier en referentie. Wij leveren een gedetailleerd overzicht met de factuurnummers en betaaldata. Dit stelt u in staat om de betalingen te verifiëren in uw eigen systeem en de leverancier met concrete bewijzen te benaderen voor teruggave.
- Is het niet ongemakkelijk om een leverancier te vragen om geld terug?
- U heeft recht op teruggave van onterecht betaalde bedragen. De meeste leveranciers zullen begrip hebben voor de situatie en de betaling zonder problemen terugstorten. Het is een kwestie van helder communiceren en de feiten presenteren, wat onze rapportage u gemakkelijk maakt.
- Kan ik dit ook handmatig opsporen in mijn boekhoudpakket?
- Theoretisch is dit mogelijk, maar in de praktijk kost dit handmatig veel tijd en is het foutgevoelig, vooral bij grote administraties. Onze geautomatiseerde scan doorzoekt duizenden transacties in korte tijd, wat handmatig vrijwel onuitvoerbaar is zonder gespecialiseerde software.
Andere onderwerpen voor Lelystad
Dubbele betalingen in de omgeving van Lelystad
Dubbele betalingen in de gemeente Lelystad | Alle gemeenten in Flevoland