Dubbele betalingen in Groede
Soms sluipen fouten in de administratie, waardoor dezelfde inkoopfactuur tweemaal wordt voldaan. Voor ondernemers in Groede kan Baevo deze dubbele betalingen opsporen, zodat u het te veel betaalde bedrag kunt terugvorderen bij uw leverancier.
Hoe dubbele betalingen ontstaan
Dubbele betalingen kunnen op verschillende manieren ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan handmatige processen waarbij een factuur per ongeluk tweemaal wordt ingevoerd, of aan systeemfouten bij de verwerking van inkoopfacturen. Ook kan het voorkomen dat een factuur zowel digitaal als fysiek wordt aangeboden en beide worden voldaan. Deze onbedoelde fouten komen vaker voor dan men denkt, vooral in bedrijven die veel inkoopfacturen verwerken of werken met meerdere administratieve medewerkers. Het is daarom van belang om hier periodiek aandacht aan te besteden.
Opsporen en terugvorderen
Het handmatig opsporen van dubbele betalingen in een grote administratie is tijdrovend en foutgevoelig. Onze methode analyseert uw auditfile automatisch op deze afwijkingen. Wij identificeren nauwkeurig welke facturen dubbel zijn betaald. Zodra deze zijn geïdentificeerd, kunt u contact opnemen met de betreffende leverancier om het onterecht betaalde bedrag terug te vorderen. Dit is een concrete stap om uw liquiditeit direct te verbeteren, zonder dat dit extra inspanningen van uw eigen team vergt. De resultaten zijn direct zichtbaar en leiden tot een concrete geldstroom terug naar uw onderneming.
Rekenvoorbeeld
Een agrarisch bedrijf in Groede heeft voor de inkoop van meststoffen per abuis tweemaal een factuur van € 2.500 voldaan. Onze analyse identificeert deze dubbele betaling, waarna het bedrijf € 2.500 kan terugvorderen bij de leverancier, een directe besparing van dit bedrag.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Kan een dubbele betaling ook voorkomen bij digitale factuurverwerking?
- Ja, ook bij geautomatiseerde systemen kunnen dubbele betalingen ontstaan. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als een factuur meerdere keren in het systeem terechtkomt door verschillende aanlevermethoden, zoals e-mail en een portaal, en niet uniek wordt herkend. Het is belangrijk om uw processen hierop te controleren, zelfs bij digitale systemen.
- Wat moet ik doen als ik een dubbele betaling heb ontdekt?
- Zodra u een dubbele betaling heeft ontdekt, neemt u contact op met de leverancier. U voorziet de leverancier van de benodigde bewijsstukken, zoals de dubbel betaalde facturen en bankafschriften. De meeste leveranciers zullen na verificatie het te veel betaalde bedrag zonder problemen terugbetalen of verrekenen met openstaande posten.
- Bestaat er een verjaringstermijn voor het terugvorderen van dubbele betalingen?
- Voor het terugvorderen van onverschuldigde betalingen geldt in Nederland een algemene verjaringstermijn van vijf jaar, te rekenen vanaf het moment dat de betaling is verricht en de onverschuldigdheid is ontdekt. Het is echter raadzaam om zo snel mogelijk actie te ondernemen. Hoe eerder u handelt, hoe eenvoudiger de afhandeling doorgaans verloopt met uw leverancier.
Andere onderwerpen voor Groede
Dubbele betalingen in de omgeving van Groede
Dubbele betalingen in de gemeente Sluis | Alle gemeenten in Zeeland