Hoe voorkom ik dat creditnota's onbenut blijven?

Het is aan te raden om een gestructureerd proces in te richten voor het verwerken van creditnota's. Zorg voor regelmatige controles van de debetstanden bij uw crediteuren. Automatische signalering bij ontvangst van een creditnota, en het proactief matchen met openstaande posten, kan helpen. Een systematische analyse van uw boekhouding identificeert ook bestaande openstaande credits.

Wat is een debetsaldo bij een leverancier?

Een debetsaldo bij een leverancier betekent dat uw bedrijf meer heeft betaald dan verschuldigd is, of dat de leverancier een creditnota heeft uitgegeven die nog niet is verrekend. Concreet heeft de leverancier dan geld van uw bedrijf in beheer. Het is essentieel om deze saldi te monitoren en te zorgen voor een snelle verrekening of teruggave.

Kan dit ook gebeuren met kleinere bedragen?

Zeker, ook kleinere creditnota's kunnen onopgemerkt blijven. Hoewel een enkel klein bedrag misschien niet veel impact heeft, kunnen veel kleine onverrekende credits gezamenlijk een aanzienlijk bedrag vormen. Juist deze 'kleine' posten worden vaak over het hoofd gezien in de dagelijkse praktijk van bedrijven in bijvoorbeeld de logistieke sector in Eijsden.

Leverancierscredits in Eijsden

Openstaande creditnota's en debetsaldi bij leveranciers vertegenwoordigen geld dat onopgemerkt bij de crediteur blijft staan. Dit ontstaat wanneer een creditnota voor een retour of correctie nooit is verrekend, wat ook voor ondernemers in Eijsden van belang is om te controleren.

Start uw gratis scan Bekijk een voorbeeldrapport

Het ontstaan van openstaande credits

Een creditnota wordt uitgegeven door een leverancier bij bijvoorbeeld een retourzending, een prijsverschil, of een geannuleerde bestelling. Het is de bedoeling dat dit bedrag verrekend wordt met toekomstige inkoopfacturen of wordt teruggestort. In de praktijk gebeurt het echter regelmatig dat deze creditnota’s blijven openstaan, ofwel door een administratieve nalatigheid, ofwel doordat het systeem de automatische verrekening niet uitvoert. Dit resulteert in onbenut kapitaal.

Voor een installatiebedrijf in Eijsden, dat regelmatig materialen bestelt en retourneert, kan dit oplopen. De creditnota's worden wel ontvangen, maar de administratie matcht deze niet altijd direct met openstaande facturen of vraagt een teruggave aan. Hierdoor blijft geld dat eigenlijk van het bedrijf is, bij de leverancier staan. Het actief opsporen en verrekenen van deze bedragen is een directe verbetering van uw cashflow.

Rekenvoorbeeld

Uw familiebedrijf in Eijsden heeft vorig jaar voor 1.500 euro aan goederen geretourneerd aan een leverancier, waarvoor u een creditnota heeft ontvangen. Door drukte of een systeemfout is deze creditnota nooit verrekend met nieuwe inkopen of teruggestort. Dit bedrag van 1.500 euro staat nu nog steeds ongebruikt bij uw leverancier, terwijl het uw werkkapitaal had kunnen versterken.

Zo werkt het

U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.

Veelgestelde vragen

Hoe voorkom ik dat creditnota's onbenut blijven?: Het is aan te raden om een gestructureerd proces in te richten voor het verwerken van creditnota's. Zorg voor regelmatige controles van de debetstanden bij uw crediteuren. Automatische signalering bij ontvangst van een creditnota, en het proactief matchen met openstaande posten, kan helpen. Een systematische analyse van uw boekhouding identificeert ook bestaande openstaande credits.
Wat is een debetsaldo bij een leverancier?: Een debetsaldo bij een leverancier betekent dat uw bedrijf meer heeft betaald dan verschuldigd is, of dat de leverancier een creditnota heeft uitgegeven die nog niet is verrekend. Concreet heeft de leverancier dan geld van uw bedrijf in beheer. Het is essentieel om deze saldi te monitoren en te zorgen voor een snelle verrekening of teruggave.
Kan dit ook gebeuren met kleinere bedragen?: Zeker, ook kleinere creditnota's kunnen onopgemerkt blijven. Hoewel een enkel klein bedrag misschien niet veel impact heeft, kunnen veel kleine onverrekende credits gezamenlijk een aanzienlijk bedrag vormen. Juist deze 'kleine' posten worden vaak over het hoofd gezien in de dagelijkse praktijk van bedrijven in bijvoorbeeld de logistieke sector in Eijsden.

Andere onderwerpen voor Eijsden

Leverancierscredits in de omgeving van Eijsden

Leverancierscredits in de gemeente Eijsden-Margraten | Alle gemeenten in Limburg