Hoe voorkom ik in de toekomst dubbele betalingen?

Een robuuste administratie met strikte protocollen voor factuurverwerking kan helpen. Het implementeren van een systeem dat dubbele factuurnummers of bedragen detecteert bij invoer, vermindert de kans op fouten. Ook regelmatige controles door een externe partij kunnen bijdragen aan het voorkomen van deze problemen.

Wat als een leverancier niet meewerkt aan terugbetaling?

In de meeste gevallen zal een leverancier meewerken, vooral als u duidelijke bewijzen van de dubbele betaling kunt overleggen. Mocht dit niet het geval zijn, dan kunt u juridisch advies inwinnen. Echter, dit is zelden nodig bij goed gedocumenteerde gevallen. Communicatie met de leverancier is hierbij van belang.

Detecteert Baevo alle soorten dubbele betalingen?

Baevo analyseert uw auditfile op patronen die duiden op dubbele betalingen. Dit omvat onder andere identieke factuurnummers, bedragen of leveranciers die binnen een bepaalde periode twee keer zijn voldaan. De analyse richt zich op zowel exacte duplicaten als op transacties die verdacht veel op elkaar lijken.

Dubbele betalingen in Sint Jansteen

Dubbele betalingen kunnen ongemerkt optreden in uw administratie, zelfs bij zorgvuldige controle. Deze situatie houdt in dat eenzelfde inkoopfactuur tweemaal is voldaan, een bedrag dat u doorgaans kunt terugvorderen bij de leverancier.

Start uw gratis scan Bekijk een voorbeeldrapport

De oorzaak van dubbele betalingen begrijpen

Binnen de dynamische bedrijfsvoering van ondernemingen in Sint Jansteen, variërend van agrarische tot ambachtelijke ondernemers, worden dagelijks vele inkoopfacturen verwerkt. Soms ontstaat door een systeemfout, een handmatige invoerfout, of bij het verwerken van grote hoeveelheden facturen, de situatie dat een betaling per abuis twee keer wordt uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer dezelfde factuur meerdere keren wordt ingeboekt onder verschillende nummers, of wanneer de factuur zowel automatisch als handmatig wordt verwerkt. Deze fouten zijn lastig handmatig te identificeren.

Het tijdig opsporen van dubbele betalingen is van belang om uw cashflow te optimaliseren en onnodige uitgaven te voorkomen. Veelal zijn leveranciers bereid mee te werken aan het terugbetalen van een dubbel ontvangen bedrag, mits u dit tijdig en met de juiste bewijsstukken kunt aantonen. Het handmatig doorspitten van boekhoudingen op deze specifieke fouten is een tijdrovende en foutgevoelige taak.

Rekenvoorbeeld

Stel dat uw bedrijf in Sint Jansteen een leverancier voor agrarische benodigdheden per abuis twee keer een factuur van 850 euro heeft betaald. Zonder een grondige controle blijft dit onopgemerkt en staat dit bedrag onnodig bij de leverancier. Wanneer u dit ontdekt, kunt u de 850 euro terugvorderen, wat een directe besparing oplevert voor uw bedrijf.

Zo werkt het

U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.

Veelgestelde vragen

Hoe voorkom ik in de toekomst dubbele betalingen?: Een robuuste administratie met strikte protocollen voor factuurverwerking kan helpen. Het implementeren van een systeem dat dubbele factuurnummers of bedragen detecteert bij invoer, vermindert de kans op fouten. Ook regelmatige controles door een externe partij kunnen bijdragen aan het voorkomen van deze problemen.
Wat als een leverancier niet meewerkt aan terugbetaling?: In de meeste gevallen zal een leverancier meewerken, vooral als u duidelijke bewijzen van de dubbele betaling kunt overleggen. Mocht dit niet het geval zijn, dan kunt u juridisch advies inwinnen. Echter, dit is zelden nodig bij goed gedocumenteerde gevallen. Communicatie met de leverancier is hierbij van belang.
Detecteert Baevo alle soorten dubbele betalingen?: Baevo analyseert uw auditfile op patronen die duiden op dubbele betalingen. Dit omvat onder andere identieke factuurnummers, bedragen of leveranciers die binnen een bepaalde periode twee keer zijn voldaan. De analyse richt zich op zowel exacte duplicaten als op transacties die verdacht veel op elkaar lijken.

Andere onderwerpen voor Sint Jansteen

Dubbele betalingen in de omgeving van Sint Jansteen

Dubbele betalingen in de gemeente Hulst | Alle gemeenten in Zeeland