Dubbele betalingen in Ridderkerk
Dubbele betalingen zijn onopgemerkte fouten in de administratie, waarbij dezelfde inkoopfactuur tweemaal is voldaan. Voor ondernemers in Ridderkerk betekent dit geld dat nog terug te vorderen is bij de leverancier.
Hoe dubbele betalingen ontstaan
Dubbele betalingen ontstaan vaak door menselijke fouten, zoals een factuur die via twee verschillende kanalen wordt ingeboekt of wanneer een betaalbestand tweemaal wordt verwerkt. Ook het ontbreken van een geautomatiseerde controle op unieke factuurnummers kan ertoe leiden dat u een leverancier ongemerkt twee keer betaalt voor dezelfde dienst of product. Dit gebeurt vaker dan men denkt, zeker bij ondernemingen met veel inkoopfacturen.
Het handmatig opsporen van deze fouten vergt veel tijd en is daardoor vaak niet rendabel. Baevo scant uw auditfile en identificeert automatisch de dubbele betalingen. U ontvangt een overzicht, zodat u gericht contact kunt opnemen met de betreffende leveranciers om de te veel betaalde bedragen terug te vorderen en uw liquiditeit te verbeteren.
Rekenvoorbeeld
Stel, uw bedrijf in Ridderkerk heeft onlangs een inkoopfactuur van € 750 betaald. Later blijkt dat deze factuur, door een administratieve miscommunicatie, nogmaals is voldaan. Zonder controle is dit bedrag van € 750 onopgemerkt tweemaal afgeschreven van uw rekening. Dit geld kunt u eenvoudig terugvorderen.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe weet ik zeker dat een factuur echt dubbel is betaald?
- Baevo analyseert uw auditfile op basis van unieke factuurnummers en bedragen. Het systeem markeert betalingen die exact overeenkomen en op een vergelijkbare datum zijn verwerkt. U ontvangt een lijst met concrete aanwijzingen voor dubbele betalingen, die u vervolgens kunt verifiëren in uw eigen administratie.
- Wat moet ik doen als ik een dubbele betaling ontdek?
- Wanneer u een dubbele betaling constateert, neemt u contact op met de desbetreffende leverancier. U kunt hen een kopie van uw bankafschriften sturen en de dubbele transactie aantonen. Meestal zijn leveranciers bereid om het te veel betaalde bedrag terug te storten of te verrekenen met een toekomstige factuur.
- Is het de moeite waard om kleine dubbele betalingen op te sporen?
- Zelfs kleine dubbele betalingen tellen op. Een bedrag van € 50 per keer lijkt misschien gering, maar bij meerdere incidenten per jaar kan dit oplopen. De analyse van Baevo is geautomatiseerd, waardoor de tijdsinvestering om ze op te sporen minimaal is, ongeacht de omvang van de dubbele betaling.
Andere onderwerpen voor Ridderkerk
Dubbele betalingen in de omgeving van Ridderkerk
Dubbele betalingen in de gemeente Ridderkerk | Alle gemeenten in Zuid-Holland