Dubbele betalingen in Piershil
Het kan voorkomen dat dezelfde inkoopfactuur tweemaal is voldaan, een situatie die snel over het hoofd wordt gezien in de drukte van alledag. Dit dubbel betaalde bedrag kunt u terugvorderen bij de leverancier, een belangrijk punt van aandacht voor ondernemers in Piershil.
Het risico van dubbele betalingen in uw administratie
Voor veel ondernemers in Piershil, variërend van agrarische bedrijven tot zzp'ers met personeel, is de verwerking van inkoopfacturen een doorlopend proces. Vooral bij een hoog volume aan transacties of bij handmatige controles bestaat het risico dat een factuur per abuis dubbel wordt betaald. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als een factuur via verschillende kanalen binnenkomt of wanneer er een communicatiefout is tussen afdelingen of medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de betalingen.
De gevolgen van dubbele betalingen zijn direct merkbaar in uw cashflow en bedrijfsresultaat. Het is geld dat onterecht bij een leverancier staat en dat u beter zelf kunt benutten. Het identificeren van deze fouten vraagt om een grondige analyse van uw betaaloverzichten en inkoopadministratie. Door hier periodiek aandacht aan te besteden, voorkomt u dat dit soort fouten onopgemerkt blijven en zich opstapelen.
Rekenvoorbeeld
Stelt u zich voor dat uw bedrijf in Piershil maandelijks ongeveer 150 inkoopfacturen verwerkt. Zelfs als slechts 0,5 procent hiervan dubbel betaald wordt, betekent dit gemiddeld één dubbele betaling per maand. Bij een gemiddelde factuurwaarde van 400 euro verliest u dan ongemerkt 4.800 euro per jaar. Dit bedrag is eenvoudig terug te vorderen bij de leverancier, zodra de dubbele betaling is vastgesteld.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe ontstaat een dubbele betaling meestal in een administratie?
- Dubbele betalingen ontstaan vaak door handmatige verwerking, onduidelijke procedures of bij het ontbreken van een geautomatiseerde controle. Ook kan het gebeuren als meerdere personen verantwoordelijk zijn voor het betaalproces zonder goede onderlinge afstemming. Een wijziging in de factuurreferentie kan eveneens leiden tot het over het hoofd zien van een eerder betaalde factuur.
- Wat moet ik doen als ik een dubbele betaling ontdek?
- Wanneer u een dubbele betaling ontdekt, neemt u direct contact op met de betreffende leverancier. U stuurt een kopie van de dubbel betaalde factuur en het bewijs van beide betalingen. Verzoek om teruggave van het te veel betaalde bedrag. Een duidelijke communicatie met de leverancier is hierbij van belang om tot een snelle oplossing te komen.
- Kan ik dubbele betalingen voorkomen met boekhoudsoftware?
- Veel moderne boekhoudsoftware biedt functionaliteiten om dubbele factuurnummers of bankafschriften te signaleren. Echter, dit is geen waterdichte garantie. Een factuur met een kleine afwijking in het nummer of een handmatig ingevoerde afwijking kan alsnog leiden tot een dubbele betaling. Periodieke controles blijven daarom een noodzakelijk onderdeel van een zorgvuldige administratie.
Andere onderwerpen voor Piershil
Dubbele betalingen in de omgeving van Piershil
Dubbele betalingen in de gemeente Hoeksche Waard | Alle gemeenten in Zuid-Holland