Dubbele betalingen in Krimpen aan de Lek
Dubbele betalingen zijn een veelvoorkomend probleem, ook voor ondernemers in Krimpen aan de Lek. Het betreft hier inkoopfacturen die per abuis twee keer zijn voldaan aan een leverancier, een bedrag dat u doorgaans zonder problemen kunt terugvorderen.
Hoe dubbele betalingen ontstaan
Binnen de dynamiek van bijvoorbeeld de groothandel en logistiek in de regio, waar grote volumes en snelle transacties de norm zijn, kunnen dubbele betalingen ontstaan. Dit kan door menselijke fouten, maar ook door systeemfouten, zoals wanneer een factuur tweemaal wordt ingevoerd of een handmatige betaling naast een automatische betaling plaatsvindt. Vooral bij leveranciers met wie u een langdurige relatie heeft, zoals een leverancier van gewasbescherming voor de glastuinbouw of een groothandel voor de lokale ambachtsman, kunnen deze fouten onopgemerkt blijven. Het proactief opsporen is dan cruciaal.
Een dubbele betaling betekent dat u onnodig liquiditeit heeft verloren. Dit geld had ingezet kunnen worden voor andere bedrijfsactiviteiten, zoals investeringen in duurzaamheid voor uw agrarische bedrijf of de uitbreiding van uw diensten als zzp'er met personeel. Door deze dubbele betalingen systematisch op te sporen en terug te vorderen, verbetert u direct uw kasstroom en verlaagt u onnodige kosten. De analyse van uw auditfile is hierbij een effectieve methode om deze bedragen snel te identificeren en aan te pakken.
Rekenvoorbeeld
Stelt u zich voor dat uw bedrijf in Krimpen aan de Lek in één boekjaar drie facturen van respectievelijk 750 euro, 1.200 euro en 500 euro dubbel heeft betaald. Dit betekent dat in totaal 2.450 euro ongemerkt uw bankrekening heeft verlaten. Door deze fouten te corrigeren en de bedragen terug te vorderen, beschikt u weer over dit bedrag voor de bedrijfsvoering, zonder dat u hiervoor extra omzet hoeft te genereren. Dit toont aan dat zelfs kleinere, individuele fouten samen een aanzienlijk bedrag kunnen vormen.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe weet ik zeker dat een betaling echt dubbel is?
- Onze analyse van uw auditfile vergelijkt alle inkoopfacturen en bijbehorende betalingen. Wij zoeken naar identieke factuurnummers, bedragen en leveranciers die meermaals zijn voldaan, en presenteren u concrete bewijzen. Dit stelt u in staat om met de juiste informatie het gesprek met uw leverancier aan te gaan.
- Wat als de leverancier de dubbele betaling niet direct erkent?
- De gedetailleerde rapportage die wij leveren, met specificaties van de dubbele betaling, dient als gedegen bewijs. In de meeste gevallen volstaat dit voor de leverancier om de fout te erkennen en het bedrag terug te storten. De relatie met uw leverancier blijft hierbij doorgaans goed.
- Is dit proces veel werk voor mijn administratie in Krimpen aan de Lek?
- Nee, het grootste deel van het werk, de analyse van uw auditfile, wordt door ons gedaan. U hoeft enkel de geanonimiseerde auditfile aan te leveren. De rapportage die u ontvangt, is zo opgesteld dat u direct actie kunt ondernemen, wat de belasting voor uw administratie minimaliseert.
Andere onderwerpen voor Krimpen aan de Lek
Dubbele betalingen in de omgeving van Krimpen aan de Lek
Dubbele betalingen in de gemeente Krimpenerwaard | Alle gemeenten in Zuid-Holland