Dubbele betalingen in Koudekerk aan den Rijn
Dubbele betalingen, waarbij dezelfde inkoopfactuur tweemaal is voldaan, komen vaker voor dan u denkt. Als ondernemer in Koudekerk aan den Rijn kunt u dit geld terugeisen van de leverancier.
Onopgemerkte fouten in de administratie
In de dagelijkse hectiek van een onderneming in bijvoorbeeld de groothandel of logistiek, waar veel facturen verwerkt worden, kan een inkoopfactuur per ongeluk twee keer betaald worden. Dit gebeurt vaak door menselijke fouten, systeemfouten of een onduidelijke workflow bij de verwerking van inkomende facturen. Zonder een diepgaande analyse van uw betalingsstromen, blijven deze dubbele betalingen vaak jarenlang onopgemerkt en blijft het geld bij uw leverancier.
De auditfile (XAF) bevat alle transactiegegevens die nodig zijn om deze fouten te identificeren. Baevo scant deze data systematisch op patronen die duiden op dubbele betalingen. U krijgt een overzicht van de facturen die u tweemaal heeft voldaan, inclusief de betreffende leverancier en de datum van de betalingen. Dit stelt u in staat om gericht contact op te nemen met de leverancier voor teruggave.
Rekenvoorbeeld
Stel dat u als installatiebedrijf in Koudekerk aan den Rijn jaarlijks een vijftal facturen dubbel betaalt, met een gemiddeld bedrag van € 450 per factuur. Over een periode van drie jaar, wat een veelvoorkomende analyseperiode is, zou u € 6.750 onterecht aan leveranciers hebben betaald. Dit bedrag had u kunnen aanwenden voor nieuwe investeringen of bedrijfskosten. Het opsporen en terugvorderen hiervan draagt direct bij aan uw liquiditeit en bedrijfsresultaat.
Zo werkt het
- U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
- U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
- Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
- U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.
Veelgestelde vragen
- Hoe voorkom ik dubbele betalingen in de toekomst voor mijn agrarische bedrijf?
- U kunt uw interne controleprocessen verbeteren. Denk aan een vierogenprincipe bij factuurverwerking, automatische controles in uw boekhoudsoftware en een strikte scheiding van taken bij inkoop en betaling. Regelmatige controles van uw crediteurenoverzichten helpen eveneens.
- Wat moet ik doen als ik een dubbele betaling ontdek via Baevo?
- Zodra Baevo een dubbele betaling signaleert, ontvangt u hiervan de details. Neem contact op met de betreffende leverancier, leg de situatie uit en vraag om teruggave van het te veel betaalde bedrag. Een duidelijke communicatie en bewijslast uit uw administratie zijn hierbij van belang.
- Kan een dubbele betaling ook betrekking hebben op vaste lasten?
- Ja, dubbele betalingen kunnen ook voorkomen bij vaste lasten, zoals huur, abonnementskosten of verzekeringspremies, vooral als deze via verschillende kanalen of op onregelmatige tijdstippen worden gefactureerd. Het systeem van Baevo is erop gericht om alle soorten betalingen te analyseren en dergelijke afwijkingen te signaleren.
Andere onderwerpen voor Koudekerk aan den Rijn
Dubbele betalingen in de omgeving van Koudekerk aan den Rijn
Dubbele betalingen in de gemeente Alphen aan den Rijn | Alle gemeenten in Zuid-Holland