Hoe weet ik zeker dat een betaling daadwerkelijk dubbel is?

De analyse van de auditfile identificeert unieke combinaties van leverancier, factuurnummer en bedrag, en vergelijkt deze met alle uitgaande betalingen. Als dezelfde combinatie meermaals voorkomt, dan duidt dit sterk op een dubbele betaling. U ontvangt een gedetailleerd rapport met de bewijsstukken, zoals de transactiedata en -bedragen.

Wat moet ik doen als ik een dubbele betaling ontdek?

Zodra u een dubbele betaling heeft vastgesteld, neemt u contact op met de betreffende leverancier. U kunt hen voorzien van de bewijsstukken die de analyse genereert. Meestal volgt dan een terugbetaling of een verrekening met toekomstige facturen. Dit is een gestandaardiseerd proces dat door de meeste bedrijven wordt erkend en afgehandeld.

Kan mijn boekhoudpakket dit zelf niet vinden?

Sommige moderne boekhoudpakketten beschikken over basale controles om dubbele factuurnummers te signaleren. Echter, complexe situaties waarbij factuurnummers net iets afwijken, of betalingen over een langere periode verspreid zijn, worden vaak over het hoofd gezien. Een diepgaande analyse van de auditfile gaat verder dan deze standaardcontroles en biedt een uitgebreider resultaat.

Dubbele betalingen in Kampen

Binnen de dynamische bedrijfswereld van Kampen kan het voorkomen dat een inkoopfactuur onbedoeld tweemaal wordt voldaan. Dit geld is terug te vorderen bij de leverancier en draagt direct bij aan uw bedrijfsresultaat.

Start uw gratis scan Bekijk een voorbeeldrapport

Het opsporen van dubbele betalingen in uw administratie

In een drukke omgeving als de Kamper bedrijventerreinen, waar veel transacties plaatsvinden, is het niet ongebruikelijk dat door menselijke fouten of systeemfouten een inkoopfactuur dubbel wordt betaald. Zonder een systematische controle blijven deze dubbele betalingen vaak onopgemerkt. Dit betekent dat uw onderneming onnodig geld uit handen geeft aan leveranciers, terwijl dit kapitaal beter ingezet kan worden voor andere bedrijfsdoeleinden of investeringen.

Een geautomatiseerde analyse van uw auditfile is in staat om dergelijke patronen te herkennen, zelfs als factuurnummers licht afwijken of de data van betaling verschillen. De analyse speurt specifiek naar identieke facturen die aan dezelfde leverancier tweemaal zijn overgemaakt. Dit geeft u de onderbouwing om contact op te nemen met uw leverancier en het onterecht betaalde bedrag terug te vorderen, wat een directe impact heeft op de liquiditeit van uw bedrijf in Kampen.

Rekenvoorbeeld

Stel, uw bedrijf in de Kampense maakindustrie heeft per ongeluk een factuur van € 850 tweemaal betaald aan een toeleverancier. Zonder analyse blijft dit € 850 onopgemerkt in de boeken. Na detectie van deze dubbele betaling kunt u dit bedrag terugvorderen, waardoor het direct weer beschikbaar is voor uw bedrijfsvoering.

Zo werkt het

U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik zeker dat een betaling daadwerkelijk dubbel is?: De analyse van de auditfile identificeert unieke combinaties van leverancier, factuurnummer en bedrag, en vergelijkt deze met alle uitgaande betalingen. Als dezelfde combinatie meermaals voorkomt, dan duidt dit sterk op een dubbele betaling. U ontvangt een gedetailleerd rapport met de bewijsstukken, zoals de transactiedata en -bedragen.
Wat moet ik doen als ik een dubbele betaling ontdek?: Zodra u een dubbele betaling heeft vastgesteld, neemt u contact op met de betreffende leverancier. U kunt hen voorzien van de bewijsstukken die de analyse genereert. Meestal volgt dan een terugbetaling of een verrekening met toekomstige facturen. Dit is een gestandaardiseerd proces dat door de meeste bedrijven wordt erkend en afgehandeld.
Kan mijn boekhoudpakket dit zelf niet vinden?: Sommige moderne boekhoudpakketten beschikken over basale controles om dubbele factuurnummers te signaleren. Echter, complexe situaties waarbij factuurnummers net iets afwijken, of betalingen over een langere periode verspreid zijn, worden vaak over het hoofd gezien. Een diepgaande analyse van de auditfile gaat verder dan deze standaardcontroles en biedt een uitgebreider resultaat.

Andere onderwerpen voor Kampen

Dubbele betalingen in de omgeving van Kampen

Dubbele betalingen in de gemeente Kampen | Alle gemeenten in Overijssel