Hoe weet ik zeker dat een betaling echt dubbel is en geen voorschot betreft?

Baevo kijkt naar de combinatie van factuurnummer, leverancier, datum en bedrag. Als deze exact overeenkomen en er twee betalingen aan zijn gekoppeld, is de kans op een dubbele betaling zeer groot. Bij twijfel adviseren wij altijd om de onderliggende documentatie te controleren.

Wat is de termijn waarbinnen ik een dubbele betaling kan terugvorderen van een leverancier?

De verjaringstermijn voor vorderingen is in Nederland vijf jaar. Het is echter raadzaam om zo snel mogelijk actie te ondernemen zodra een dubbele betaling is geconstateerd, om discussies en administratieve complicaties te voorkomen. Sommige leveranciers hanteren mogelijk hun eigen kortere reclametermijnen.

Kan het voorkomen dat mijn boekhoudpakket dubbele betalingen niet zelf signaleert?

Ja, dat kan zeker. Veel boekhoudpakketten zijn niet specifiek ontworpen om proactief dubbele betalingen te detecteren, vooral niet als de betalingen op verschillende momenten of via verschillende methoden zijn verwerkt. Zij controleren primair of een factuur is gemarkeerd als 'betaald', niet of er meerdere betalingen aan dezelfde factuur zijn gekoppeld.

Dubbele betalingen in Coevorden

Soms wordt een inkoopfactuur onbedoeld twee keer betaald, wat kan leiden tot onnodig verlies van liquiditeit. Ondernemers in Coevorden kunnen dit geld terugvorderen bij de leverancier.

Start uw gratis scan Bekijk een voorbeeldrapport

Herken dubbele betalingen in uw administratie

Het komt voor dat dezelfde inkoopfactuur tweemaal wordt voldaan, bijvoorbeeld door een handmatige invoerfout of een storing in de automatische verwerking. Dit kan lang onopgemerkt blijven in een grote stroom van transacties, zeker bij bedrijven in Coevorden die veel inkoopfacturen verwerken, zoals groothandels of installateurs.

Het handmatig controleren van alle betalingen op dubbelingen is een tijdrovende taak. Baevo automatiseert deze controle door uw auditfile te analyseren, waardoor dubbele betalingen snel en efficiënt worden geïdentificeerd. Dit geeft u de mogelijkheid om het te veel betaalde bedrag terug te vorderen bij de betreffende leverancier.

Rekenvoorbeeld

Stel, uw bedrijf in Coevorden heeft in de afgelopen drie jaar per abuis tien inkoopfacturen dubbel betaald, met een gemiddeld bedrag van 250 euro per factuur. Dit vertegenwoordigt een totaal van 2.500 euro dat ongemerkt uit uw kas is verdwenen. Door deze te identificeren en terug te vorderen, verhoogt u direct uw liquiditeit met 2.500 euro.

Zo werkt het

U exporteert een auditfile (XAF) uit uw boekhoudpakket, dat lukt in vrijwel elk pakket in enkele klikken.
U uploadt het bestand bij Baevo, waarna elke boekingsregel automatisch wordt doorgerekend.
Een accountant controleert elke bevinding voordat u hem te zien krijgt.
U ontvangt een rapport met per bevinding het bedrag, de onderbouwing en de vervolgstap.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik zeker dat een betaling echt dubbel is en geen voorschot betreft?: Baevo kijkt naar de combinatie van factuurnummer, leverancier, datum en bedrag. Als deze exact overeenkomen en er twee betalingen aan zijn gekoppeld, is de kans op een dubbele betaling zeer groot. Bij twijfel adviseren wij altijd om de onderliggende documentatie te controleren.
Wat is de termijn waarbinnen ik een dubbele betaling kan terugvorderen van een leverancier?: De verjaringstermijn voor vorderingen is in Nederland vijf jaar. Het is echter raadzaam om zo snel mogelijk actie te ondernemen zodra een dubbele betaling is geconstateerd, om discussies en administratieve complicaties te voorkomen. Sommige leveranciers hanteren mogelijk hun eigen kortere reclametermijnen.
Kan het voorkomen dat mijn boekhoudpakket dubbele betalingen niet zelf signaleert?: Ja, dat kan zeker. Veel boekhoudpakketten zijn niet specifiek ontworpen om proactief dubbele betalingen te detecteren, vooral niet als de betalingen op verschillende momenten of via verschillende methoden zijn verwerkt. Zij controleren primair of een factuur is gemarkeerd als 'betaald', niet of er meerdere betalingen aan dezelfde factuur zijn gekoppeld.

Andere onderwerpen voor Coevorden

Dubbele betalingen in de omgeving van Coevorden

Dubbele betalingen in de gemeente Coevorden | Alle gemeenten in Drenthe